Découvrir le portail admin

Le portail admin est l’endroit où vous configurez et pilotez RandomCoffee pour votre organisation. Cet article vous en présente chaque partie.

Vous repérer

Le menu de gauche donne accès aux grandes rubriques : “Accueil”, “Analyses”, “Programmes”, “Communications”, “Membres” et “Contenus”.

L’en-tête, en haut de la page, regroupe la recherche, vos notifications, les paramètres (icône en forme d’engrenage) et votre profil. Le bouton “Voir en tant que membre” affiche RandomCoffee tel que vos membres le voient, dans le portail employé.

Accueil

L’accueil est la première page que vous voyez en ouvrant RandomCoffee en tant qu’admin. Il vous aide à démarrer et à suivre votre espace de travail :

• une liste des étapes essentielles pour tirer le meilleur de RandomCoffee (“Actions à faire pour bien démarrer”) ;
• des chiffres clés, comme vos programmes en cours et la date de la prochaine session ;
• vos programmes, avec leur statut et leurs prochaines sessions ;
• des programmes suggérés depuis la bibliothèque de modèles ;
• des raccourcis pour aller plus loin dans votre configuration (domaines personnalisés, SIRH, Single Sign-On…) ;
• de l’aide : “Discutez avec nos experts !” et cette base de connaissances.

La présentation exacte de l’accueil peut varier d’un espace de travail à l’autre.

Analyses

La rubrique “Analyses” présente les résultats de vos programmes : chiffres clés, participation dans le temps et statistiques par programme. Tous les détails sont dans Tableau de bord.

Programmes

Le menu “Programmes” contient trois sections.

Tous les programmes

Tous vos programmes, filtrés par statut. Chaque programme affiche une étiquette avec son type, par exemple “Pause café” ou “Mentorat”.

Les programmes de cafés sont disponibles dans tous les plans. Les programmes de mentorat nécessitent l’option mentoring : consultez Plans et la présentation du mentoring.

Modèles

Des modèles de programmes prêts à l’emploi. Parcourez-les et utilisez ceux qui correspondent à vos besoins : vous pouvez tout personnaliser au moment de créer votre programme. Pour trouver l’inspiration, consultez les idées de programmes.

Calendrier

Toutes les sessions de tous vos programmes, en un coup d’œil. Consultez Voir toutes les sessions.

Communications

Toutes vos communications, les messages que vous envoyez à vos membres. Vous pouvez les filtrer par statut : “Brouillon”, “Planifié” ou “Envoyé”.

Membres

Le menu “Membres” contient cinq sections.

Membres

Une section clé : c’est ici que vous gérez vos membres, en ajoutez de nouveaux et modifiez leur statut. Consultez Membres et profils et Les façons d’ajouter des membres.

Audiences

Des groupes de membres que vous pouvez cibler dans vos programmes. Consultez Audiences.

Catégories

Des étiquettes ou informations de profil associées à chaque membre, comme sa ville ou son service. Consultez Catégories.

Invitations

Les personnes que vous avez invitées par email avec l’option “Envoyer un lien d’invitation” apparaissent ici, avec le statut de leur invitation. Consultez Inviter des membres.

Historique

L’historique complet des changements de votre liste de membres, avec la date et l’administrateur : imports de fichiers CSV, imports depuis le SIRH ou l’API, synchronisations Slack et Microsoft Teams, membres ajoutés ou modifiés à la main, et activations, désactivations et suppressions groupées.

Contenus

Le menu “Contenus” contient quatre sections.

Notes

Votre bibliothèque de connaissances. Consultez Notes.

Formulaires

Tous vos formulaires. Consultez Créer un formulaire.

Modèles

Les modèles d’emails de vos programmes et de vos communications, une fois créés. Vous pouvez créer un modèle, modifier et prévisualiser les modèles existants.

Ressources

Toutes les ressources de vos emails (images, logos). Vous pouvez prévisualiser une ressource, copier son lien ou la supprimer, et ranger vos ressources dans des dossiers.

Paramètres

Ouvrez les paramètres avec l’icône en forme d’engrenage de l’en-tête, en haut à droite de l’app. Pour revenir au portail admin, cliquez sur “Quitter les paramètres”.

Général

Modifiez le nom de votre organisation (“Nom de l’équipe”), le lien de votre espace de travail et sa langue par défaut. Les membres peuvent choisir une autre langue pour leur propre compte.

Personnalisation

Personnalisez l’apparence de votre espace de travail pour votre équipe : votre logo, affiché dans vos emails, vos pages de services et l’app, et vos couleurs, appliquées à l’app. Consultez Personnalisation.

Domaines d’envoi

Par défaut, les emails sont envoyés par “RandomCoffee” depuis l’adresse juliette@random-coffee.com. Ajoutez votre propre domaine pour choisir les noms et adresses d’expéditeur (“from”) et de réponse (“reply-to”) de chaque programme. Consultez Domaine d’envoi.

Domaines autorisés

Choisissez les domaines d’adresses email autorisés dans votre espace de travail, par exemple celui de votre organisation. Dès que vous ajoutez un domaine, seules les personnes dont l’adresse email appartient à vos domaines autorisés peuvent s’inscrire avec votre lien d’invitation ou recevoir une invitation par email. Vous pouvez ajouter plusieurs domaines. Sans domaine dans la liste, toutes les adresses sont acceptées.

Permissions d’équipe

Choisissez ce que chaque administrateur peut faire. Consultez Permissions des admins.

Configuration

Les réglages avancés de vos intégrations et de la sécurité :

• intégrations Microsoft Teams et Slack
• intégrations SIRH et Workday
• provisionnement SCIM
• Single Sign-On (SSO)
• authentification à deux facteurs (2FA)
• politique de réinitialisation des mots de passe
• serveur SMTP personnalisé
• accès au portail employé
• lien vers vos conditions d’utilisation

Facturation

Consultez votre plan actuel et le détail de votre abonnement, vos informations de facturation et vos factures. Le plan Pro est facturé selon votre nombre de membres actifs : consultez Plans et Comment fonctionne la facturation Pro.