Suivre une session ouverte
Suivez en temps réel les participations d'une session ouverte, changez la date de mise en relation et relancez les membres qui n'ont pas encore répondu.
Une session ouverte est une session dont les messages de participation sont partis, mais pas encore les messages de mise en relation. Elle dure de la date de participation à la date de mise en relation, et n’existe que dans les programmes qui demandent la participation.
Suivre les participations en temps réel
Pendant une session ouverte, une carte “Session en cours” apparaît en haut de l’onglet “Sessions” de votre programme. Elle se met à jour automatiquement tant que la page est ouverte.
Ses étapes indiquent :
- “Début de la session dans” : la date de début de la session ;
- “Collecte des participations” : le nombre de personnes qui ont accepté sur le nombre de personnes invitées (par exemple, “412 / 1050 participations” : 412 participants pour 1050 messages de participation envoyés) ;
- “Envoyer un rappel” : la date du rappel, si vous en avez planifié un ;
- “Envoi des mises en relation” : la date d’envoi des messages de mise en relation.
En dessous, un graphique montre jour par jour le nombre de “Participants” (personnes qui ont accepté) et de “Refus” (personnes qui ont décliné).
Changer la date de mise en relation
Même pendant la session ouverte, vous pouvez envoyer les messages de mise en relation plus tôt ou plus tard que prévu.
- Dans la carte “Session en cours”, cliquez sur “Mettre à jour la date de match”.
- Choisissez la date dans “Nouvelle date d’envoi des mises en relation”. Elle ne peut pas être dans le passé, et doit être postérieure au rappel, s’il y en a un.
- Cliquez sur “Mettre à jour”.
RandomCoffee génère les mises en relation parmi les participants qui ont accepté, et les envoie à cette date.
Les personnes qui rejoignent l’audience du programme pendant une session ouverte, par exemple des membres que vous ajoutez ou réactivez, reçoivent aussi le message de participation de cette session et peuvent y participer. Elles participent aussi aux prochaines sessions de chaque programme dont l’audience les inclut.
Envoyer un rappel
Pendant une session ouverte, vous pouvez relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu. Le rappel renvoie le message de participation, sur le canal du programme (email, Slack ou Microsoft Teams), uniquement aux membres qui n’ont ni accepté ni décliné. Par email, son objet commence par “Rappel :”.
- Dans la carte “Session en cours”, cliquez sur le bouton ”…”, puis sur “Envoyer un rappel”.
- Dans “Date d’envoi des rappels”, choisissez quand l’envoyer : au moins une heure après la date de participation, et avant la date de mise en relation.
- Cliquez sur “OK”.
Une étape “Envoyer un rappel” apparaît dans la carte, avec sa date.
Pour changer la date du rappel, cliquez sur ”…”, puis sur “Modifier le rappel”. Pour l’annuler, cliquez sur “Supprimer le rappel” dans la même fenêtre.
Vous pouvez envoyer un rappel par session. “Envoyer un rappel” devient disponible une fois les messages de participation envoyés, et le rappel ne peut plus être modifié une fois parti.