Créer un programme de mentorat
Créez un programme de mentorat et configurez son inscription, le matching des mentors et des mentorés, ses messages, ses formulaires, ses jalons et ses contacts.
Un programme de mentorat associe un mentor à un mentoré, et guide chaque binôme à travers les jalons que vous définissez. Cet article couvre la création du programme et tous ses réglages. Pour lancer les sessions une fois le programme prêt, consultez Sessions et binômes de mentorat.
Les programmes de mentorat demandent l’option Mentoring, disponible avec les plans Pro et Enterprise. Consultez Qu’est-ce qu’un programme de mentorat ?.
Avant de commencer
- Les rôles : créez une catégorie de type “Choix multiple” avec les valeurs “Mentor” et “Mentoré”, puis une audience pour vos mentors et une pour vos mentorés. Un membre peut faire partie des deux audiences, par exemple pour être mentor sur une compétence et mentoré sur une autre. Consultez Créer des catégories et Créer une audience.
- Les compétences : pour un mentorat fondé sur les compétences, préparez deux catégories de type “Choix multiple” avec les mêmes options, l’une pour les compétences des mentors et l’autre pour celles des mentorés (consultez Matching par compétences).
- Les formulaires et les notes (facultatif) : créez-les d’abord dans le menu “Contenus”, dans “Formulaires” et “Notes”. Vous les associez au programme ensuite.
- Slack ou Microsoft Teams : si votre programme les utilise, l’app RandomCoffee doit être installée. Consultez l’intégration Slack ou l’intégration Microsoft Teams.
Pour des conseils sur les rôles, les compétences et le rythme de votre programme, consultez Préparer votre programme.
Étape 1 : créer le programme
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Dans le menu “Programmes”, ouvrez “Tous les programmes” et cliquez sur “Créer un nouveau programme”. Cliquez sur “Continuer” pour ouvrir la bibliothèque “Modèles”.
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Cliquez sur “Créer de zéro”.
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Dans “Quel type de programme souhaitez-vous créer ?”, choisissez “Mentorat”, puis cliquez sur “Continuer”.
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Le nouveau programme s’ouvre, nommé “Mon programme de mentorat”. Dans la section “Général”, renseignez le “Nom du programme” et l‘“Objectif du programme”. Les deux sont obligatoires. Vous pouvez aussi ajouter une “Bannière du programme”.
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Cliquez sur “Ajouter”.
Vos programmes de mentorat portent une étiquette violette “Mentorat” dans votre liste de programmes. Pour n’afficher qu’eux, filtrez la liste par type.
Le programme s’ouvre sur trois onglets : “Sessions”, “Paramètres” et “Résultats”. L’onglet “Paramètres” regroupe les réglages en sept sections : “Général”, “Inscription”, “Mise en relation”, “Communication”, “Réservation”, “Ordre du jour” et “Participants”. Cliquez sur “Enregistrer” en haut de la page après vos modifications.
Étape 2 : configurer le programme
Général
Indiquez le nom public de votre programme dans “Nom du programme”, et décrivez son objectif dans “Objectif du programme”. Les participants voient les deux sur leur page de mentorat et sur la page d’inscription.
Inscription
Choisissez comment les personnes rejoignent le programme dans “Mode d’inscription” :
- “Audience” : vous sélectionnez les personnes dans vos audiences existantes.
- “Inscription ouverte” : les membres s’inscrivent eux-mêmes avec un lien à partager.
Avec “Inscription ouverte”, le lien est généré quand vous enregistrez le programme. Cliquez sur “Copier” pour le partager. Toutes les personnes qui s’inscrivent avec le lien sont ajoutées à une audience statique, que vous ouvrez avec “Voir les membres” (ou dans “Membres” > “Audiences”).
Le lien ouvre une page d’inscription qui présente le nom, l’objectif et les notes de votre programme. Sans formulaire d’inscription, les personnes s’inscrivent avec leur prénom, leur nom et une adresse email qu’elles vérifient avec un code. Si vous associez un formulaire d’inscription (consultez Formulaires du programme), elles le remplissent à la place.
Avec un formulaire d’inscription, configurez son enrichissement avec “Configurer l’enrichissement” (consultez Transformer les réponses en données membres). C’est ce qui ajoute chaque répondant au programme, et ses réponses, comme le rôle et les compétences, sont enregistrées dans vos catégories pour vos règles de matching. Pour ouvrir le programme à des personnes qui ne sont pas encore dans RandomCoffee, publiez le formulaire en “Public”, ajoutez un bloc “Email de vérification” et des questions pour le prénom et le nom, puis associez-les.
Si vous passez en “Inscription ouverte” un programme qui a déjà des participants, RandomCoffee vous demande quoi en faire : “Conserver les participants actuels” ou “Partir de zéro”.
Attribuez ensuite les rôles. Cette étape est importante : elle décide qui est le mentor et qui est le mentoré dans chaque binôme.
- “Mentors” : sélectionnez les audiences qui contiennent les mentors de ce programme.
- “Mentorés” : sélectionnez les audiences qui contiennent les mentorés de ce programme.
Si des administrateurs font partie de ces audiences et que vous ne voulez pas qu’ils soient mis en relation, activez “Exclure les administrateurs des mises en relation”.
Mise en relation
Type de participation
Choisissez comment les membres participent à chaque session : “Mettre en relation directement”, “Proposer de participer” ou “Demander la participation - seulement à des personnes spécifiques”. Consultez Type de participation.
Par exemple, avec “Demander la participation - seulement à des personnes spécifiques”, vous pouvez envoyer le message de participation aux mentorés seulement : les mentors ne le reçoivent pas et participent toujours.
Mode de mise en relation
Dans “Mode de mise en relation”, choisissez comment les mentors et les mentorés sont associés :
- “Aléatoire” : les mentors et les mentorés sont associés au hasard, sans aucune règle.
- “Avec des règles de mise en relation” : des règles optimisent les binômes selon des attributs comme les compétences, la séniorité ou le service.
Avec des règles, cliquez sur “Ajouter une règle” et choisissez son type. L’ordre des règles fixe leur priorité : faites-les glisser pour les réordonner. Consultez Règles de matching.
Matching par compétences
Pour un mentorat fondé sur les compétences, utilisez une règle “Chevauchement de catégorie”. Elle compare deux catégories à choix multiple qui partagent les mêmes options, comme les compétences des mentors et celles des mentorés.
- Ajoutez une règle et choisissez le type “Chevauchement de catégorie”.
- Sélectionnez la catégorie source, par exemple votre catégorie de compétences des mentors.
- Choisissez “Maximiser le chevauchement” pour réunir les personnes qui partagent le plus de compétences (“Minimiser le chevauchement” fait l’inverse).
- Sélectionnez la catégorie cible, par exemple votre catégorie de compétences des mentorés.
La liste des catégories cibles ne montre que les catégories à choix multiple qui partagent au moins une option avec la catégorie source. Deux catégories créées séparément, même avec les mêmes valeurs, ne partagent pas leurs options. Dans un formulaire, l’action “Dupliquer avec options liées” crée une seconde question avec les mêmes options, par exemple pour les compétences des mentors et celles des mentorés.
Plusieurs mentorés par mentor
Par défaut, chaque mentor est associé à un mentoré par session. Si vous avez plus de mentorés que de mentors, activez “Nouvelle mise en relation des mentors” pour qu’un mentor puisse être associé à plusieurs mentorés dans la même session, puis choisissez :
- “Nombre fixe de mentorés” : chaque mentor est associé au même nombre maximum de mentorés. Indiquez-le dans “Maximum … mentorés par session” (2 ou plus).
- “Laisser les mentors choisir (à partir d’une catégorie)” : chaque mentor indique combien de mentorés il souhaite dans une catégorie de type nombre. Sélectionnez cette catégorie dans la liste.
Les mentorés sont toujours associés à un seul mentor par session. Sans cette option, les mentorés en surnombre par rapport aux mentors ne sont pas mis en relation.
Priorité de mise en relation
Avec des règles, choisissez dans “Priorité de mise en relation” :
- “Optimiser la participation des collaborateurs” : RandomCoffee génère les meilleurs binômes possibles pour tout le monde, même si certaines règles ne sont pas parfaitement respectées.
- “Optimiser la qualité des mises en relation” : RandomCoffee ne génère que des binômes qui respectent parfaitement vos règles. Certaines personnes peuvent rester sans binôme.
Processus de mise en relation
Choisissez comment les sessions sont générées dans “Processus de mise en relation” :
- “Piloté par l’administrateur” : les binômes sont générés pour que vous les vérifiiez et les ajustiez avant de les envoyer.
- “Automatique” : les binômes sont générés et envoyés automatiquement aux dates prévues. Vous ne pouvez pas les vérifier avant.
Consultez Sessions et binômes de mentorat.
Communication
Canal et messages
Choisissez dans “Canal de communication” comment les participants reçoivent les messages du programme : “Email”, “Slack” ou “Microsoft Teams”. Personnalisez ensuite le message de participation (si vous demandez la participation) et le message de mise en relation, prévisualisez-les et envoyez un email de test. Consultez Personnaliser les messages de participation et de mise en relation.
Dans un programme de mentorat, l’éditeur d’email propose des variables en plus :
- “Rôle (Mentor / Mentoré)”, dans la boucle des membres, pour afficher le rôle de chaque membre du binôme ;
- “Lien vers la page des jalons”, le lien vers la page de mentorat du binôme. Ajoutez-le à un bouton pour que les binômes trouvent facilement leur page ;
- avec une règle “Chevauchement de catégorie”, les valeurs que le binôme a en commun, et pour chaque membre, ce qu’il propose et ce qu’il recherche.
Indiquez les prochaines étapes dans votre message de mise en relation : ouvrir la page de mentorat, réserver la première rencontre depuis le premier jalon, prendre des notes et marquer chaque rencontre comme effectuée. Des exemples de messages se trouvent dans Rédiger un message de mise en relation clair.
Formulaires du programme
Associez des formulaires pour recueillir des informations ou des retours des participants, à trois moments :
| Formulaire | Quand les participants le voient |
|---|---|
| “Inscription” | Quand ils s’inscrivent au programme, avec “Inscription ouverte”. Configurez l’enrichissement du formulaire pour que chaque répondant rejoigne le programme. |
| “Participation” | Après avoir accepté le message de participation : un bouton “Parlez-nous de vous” ouvre le formulaire. Utile pour recueillir des données qui changent d’une session à l’autre et les utiliser dans vos règles de matching. |
| “Après mise en relation” | Une fois en binôme, sur leur page de mentorat : “Compléter les retours de session” dans chaque jalon, et après avoir marqué une rencontre comme effectuée. |
Les réponses peuvent être associées à des catégories existantes ou nouvelles, pour les utiliser dans vos règles de matching : voir Créer un formulaire et Réponses d’un formulaire. Vous pouvez aussi envoyer le lien d’un formulaire dans une communication, à la fin de chaque session.
Notes du programme
Associez des notes comme ressources de votre programme, par exemple un guide du mentorat ou une FAQ. Les participants les voient sur la page d’inscription (avec l’inscription ouverte) et dans la partie “Ressources” de leur page de mentorat.
Réservation
Définissez la “Durée de l’évènement”, le “Titre de l’évènement” et la “Description de l’évènement” utilisés quand les binômes réservent une rencontre depuis leur page de mentorat. Consultez Définir les informations de la rencontre.
Ordre du jour
Définissez dans “Jalons” les étapes qui guident chaque binôme dans son parcours. Ajoutez-en autant que vous voulez : ils donnent aux mentors et aux mentorés un fil conducteur des rencontres à prévoir.
- Cliquez sur “Ajouter un jalon”.
- Renseignez son “Nom” et son “Objectif / Description”.
- Réordonnez les jalons avec les flèches, ou supprimez-en un avec l’icône de corbeille.
- Enregistrez, puis cliquez sur “Visualiser” pour voir la page de mentorat comme les participants la verront.
Les jalons apparaissent sur la page de mentorat de chaque binôme, dans le “Plan de session”.
Participants
- “Contacts support” : les personnes que les participants peuvent contacter pour leurs questions sur le programme. Elles doivent être administratrices de votre espace de travail RandomCoffee. Les participants les contactent avec le lien “Contactez votre administrateur.” en bas de leur page de mentorat.
- “Visibilité des champs de profil” : les catégories affichées sur les profils des participants en binôme, par exemple la ville, le service ou l’ancienneté. Le prénom, le nom et l’email sont toujours affichés.
Étape 3 : lancer votre programme
Votre programme est prêt. Rien n’est envoyé aux participants tant que vous n’avez pas créé sa première session. Consultez Sessions et binômes de mentorat.