Synchroniser les membres depuis votre SIRH
Choisissez les champs et les personnes à importer depuis votre SIRH, lancez votre première synchronisation et comprenez comment la synchronisation quotidienne met à jour vos membres.
Connecter votre SIRH à RandomCoffee automatise la gestion des membres : votre liste de membres reste à jour avec les nouveaux arrivants et les changements de poste. Les champs que vous importez deviennent aussi des catégories, que vous pouvez utiliser pour des mises en relation plus précises et plus pertinentes.
RandomCoffee met à jour vos données automatiquement toutes les 24 heures. La date de la prochaine synchronisation automatique est toujours affichée dans l’app.
Avant de commencer
L’intégration SIRH est disponible avec les plans Pro et Enterprise.
Commencez par connecter votre SIRH : ouvrez les paramètres (icône en forme d’engrenage), puis “Configuration” et la carte “SIRH”. Les étapes de connexion, les informations demandées par chaque SIRH et le lien magique à partager avec vos collègues IT ou RH sont décrits dans Intégration SIRH. Si vous utilisez Workday, consultez Intégration Workday.
Quand votre SIRH affiche le statut “Connecté”, personne n’est encore synchronisé. Préparez votre première synchronisation avec les options ci-dessous.
Préparer votre première synchronisation
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Sélectionnez les champs à importer.
Sous “Sélectionner les champs à importer”, choisissez quelles données importer. Les champs disponibles sont : Titre du poste, Division, Nom du département, Nom de l’équipe, Date de début, Date de fin, Statut employé, Type de rôle employé, Sous-type de rôle employé, Ethnicité, Date de naissance, Genre, Langue préférée, Fuseau horaire, Travail à distance, Ville, État, Pays et Responsable.
Chaque champ sélectionné devient une catégorie dans RandomCoffee, et les membres sont importés avec leurs valeurs. Commencez par les champs dont vous avez vraiment besoin pour vos programmes.
Besoin d’un champ absent de cette liste, comme un champ personnalisé de votre SIRH ? Contactez notre équipe support : selon votre SIRH, nous pouvons l’ajouter à votre synchronisation.
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Filtrez les personnes à importer.
Sous “Filtrer la population à importer”, choisissez qui importer. Par défaut, RandomCoffee importe “Tous les collaborateurs”. Vous pouvez limiter la synchronisation à certaines valeurs des champs de votre SIRH, par exemple aux seuls départements Marketing et Ventes.
Ainsi, vous ne synchronisez que les personnes concernées par vos programmes, et non tout votre SIRH.
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Choisissez les options.
- “Envoyez un email de bienvenue expliquant l’initiative RandomCoffee aux nouveaux arrivants” : désactivée par défaut.
- “Ajouter les utilisateurs aux programmes existants lorsqu’ils correspondent aux critères d’audience.” : activée par défaut.
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Lancez la synchronisation.
Cliquez sur “Lancer ma première synchronisation”. Une fois la synchronisation terminée :
- les personnes synchronisées apparaissent dans “Membres” ;
- chaque champ importé apparaît comme une catégorie dans “Catégories”, avec la source “Synchronisation SIRH”.
Vous pouvez modifier ces réglages plus tard : changez-les dans le panneau SIRH, puis cliquez sur “Enregistrer”. Ils s’appliquent à partir de la synchronisation suivante.
Fonctionnement de la synchronisation
Fréquence
RandomCoffee synchronise votre SIRH automatiquement toutes les 24 heures. Dans la section “Synchronisation des données” du panneau SIRH, vous voyez la date de la dernière synchronisation et la “Prochaine synchronisation automatique”.
Pour synchroniser tout de suite, cliquez sur “Synchroniser maintenant”, à côté de la date de la dernière synchronisation.
Membres
- Les nouvelles personnes trouvées dans votre SIRH sont ajoutées à RandomCoffee comme membres actifs.
- Les personnes déjà membres avant la synchronisation sont reconnues grâce à leur adresse email. Leurs informations sont mises à jour, mais leur statut ne change pas : un membre inactif reste inactif.
- Les personnes qui ont quitté votre SIRH, ou qui ne correspondent plus à votre filtre, ne sont ni supprimées ni désactivées par la synchronisation. Désactivez-les ou supprimez-les vous-même.
Si vous supprimez un membre qui est toujours dans votre SIRH et dans la population synchronisée, il revient comme membre actif à la synchronisation suivante. Pour garder une personne hors de RandomCoffee, excluez-la avec le filtre de population.
Catégories issues de votre SIRH
Les champs importés sont enregistrés comme catégories, avec la source “Synchronisation SIRH”. Ils sont mis à jour à chaque synchronisation et reprennent les données de votre SIRH, donc :
- vous ne pouvez ni les modifier ni les supprimer dans RandomCoffee ;
- ils n’apparaissent pas dans le formulaire d’inscription du lien d’invitation : les personnes qui s’inscrivent ne peuvent pas remplacer des valeurs issues de votre SIRH.
Modifier un membre manuellement
Les valeurs issues de votre SIRH sont gérées par l’intégration. Vous les voyez dans l’onglet “Attributs” du profil d’un membre, mais elles n’apparaissent pas dans le panneau “Éditer” : pour en changer une, modifiez-la dans votre SIRH, et RandomCoffee reprend la modification à la synchronisation suivante. Le prénom et le nom des membres synchronisés sont aussi mis à jour depuis votre SIRH à chaque synchronisation.
Vous pouvez toujours modifier toutes les autres informations de vos membres, comme d’habitude.
Importer un fichier CSV
Vous pouvez toujours importer des fichiers CSV avec votre SIRH connecté, par exemple pour ajouter des catégories ou des personnes absentes de votre SIRH.
Quand vous associez les colonnes de votre fichier, les catégories issues de votre SIRH ne sont pas proposées : vous ne pouvez pas les remplacer avec un fichier CSV.
Combiner avec Slack ou Microsoft Teams
Si vous synchronisez déjà des membres depuis Slack ou Microsoft Teams, connectez aussi votre SIRH : il enrichit vos membres avec des données que Slack et Teams n’ont pas, pour créer des règles de matching plus précises.
Les personnes synchronisées depuis Slack ou Microsoft Teams qui sont aussi dans votre SIRH sont reconnues grâce à leur adresse email, et leur profil est enrichi avec les données de votre SIRH.
Combiner avec l’authentification unique
Vous pouvez utiliser ensemble l’intégration SIRH et l’authentification unique (SSO). Elles fonctionnent séparément : le SSO permet à vos membres de se connecter avec les identifiants de leur organisation, et l’intégration SIRH synchronise les données de chaque personne, retrouvée grâce à son adresse email, quelle que soit sa provenance.
Arrêter la synchronisation
Pour arrêter la synchronisation de votre SIRH, déconnectez-le : consultez Intégration SIRH.
Déconnecter votre SIRH arrête seulement la synchronisation. Cela ne supprime ni ne désactive vos membres. Vous pouvez toujours les désactiver ou les supprimer ensuite depuis votre liste de membres.