Créer un programme
Créez un programme RandomCoffee de zéro, choisissez son canal (email, Slack ou Microsoft Teams), son audience et ses réglages de matching.
Cet article explique comment créer un programme de zéro, au lieu de partir d’un modèle de la bibliothèque “Modèles”. La plupart des étapes sont les mêmes pour tous les canaux. Quand la procédure dépend du canal utilisé par votre programme (email, Slack ou Microsoft Teams), choisissez le vôtre dans les onglets.
Avec le plan Free, votre espace de travail peut avoir un programme. Les programmes en pause comptent, les programmes supprimés non. Pour créer d’autres programmes, passez au plan Pro.
Avant de commencer
- Slack ou Microsoft Teams : l’app RandomCoffee doit être installée dans votre espace de travail. Consultez l’intégration Slack ou l’intégration Microsoft Teams.
- Règles de matching : si vous voulez mettre en relation les personnes selon leur service, leurs compétences ou leurs centres d’intérêt, créez d’abord les catégories ou les audiences nécessaires.
Étape 1 : démarrer un nouveau programme
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Dans le menu “Programmes”, ouvrez “Tous les programmes” et cliquez sur “Créer un nouveau programme”.
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Une fenêtre vous indique que vous allez être redirigé vers la bibliothèque de modèles. Cliquez sur “Continuer”. Cochez “Ne plus afficher” si vous ne voulez plus voir cette fenêtre.
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Dans la bibliothèque “Modèles”, cliquez sur “Créer de zéro”.
Pour partir plutôt d’un modèle, cliquez sur “Visualiser” sur le modèle, puis sur “Utiliser ce programme”.
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Si votre espace de travail dispose de l’option mentorat, RandomCoffee vous demande “Quel type de programme souhaitez-vous créer ?”. Choisissez “RandomCoffee” pour des cafés, puis cliquez sur “Continuer”. Pour créer un programme de mentorat, consultez Créer un programme de mentorat.
Le nouveau programme s’ouvre, nommé “Mon propre programme”. Ses réglages sont regroupés en sections, listées à gauche : “Général”, “Inscription”, “Mise en relation”, “Communication” et “Réservation”.
Étape 2 : configurer le programme
Nom et objectif
Dans la section “Général”, renseignez :
- “Nom du programme” : le nom que voient vos membres ;
- “Objectif du programme” : une courte description du but du programme.
Les deux sont obligatoires pour créer le programme. Les membres voient l’objectif sur la page du programme dans leur portail employé, et c’est la description par défaut des rencontres sur la page de réservation.
Canal de communication
Dans la section “Communication”, choisissez le “Canal de communication”, c’est-à-dire la façon dont les membres reçoivent les invitations et les mises en relation du programme : “Email”, “Slack” ou “Microsoft Teams”.
Sélectionnez “Email”. Vos membres reçoivent les emails de participation et de mise en relation dans leur boîte de réception.
Sélectionnez “Slack”. Les messages de participation et de mise en relation sont envoyés dans Slack par l’app RandomCoffee : chaque membre reçoit le message de participation en message direct, et chaque groupe reçoit sa mise en relation dans une conversation de groupe.
Si l’app RandomCoffee n’est pas encore installée dans votre espace Slack, une fenêtre “Installez RandomCoffee sur votre espace Slack” s’ouvre à la place : cliquez sur “Installer l’intégration”, puis revenez au programme.
Sélectionnez “Microsoft Teams”. Les cartes de participation et de mise en relation sont envoyées dans Microsoft Teams par l’app RandomCoffee, à chaque membre.
Si l’app RandomCoffee n’est pas encore installée dans Microsoft Teams, une fenêtre “Installez RandomCoffee sur votre espace Microsoft Teams” s’ouvre à la place : cliquez sur “Installer l’intégration”, puis revenez au programme.
Audience
Dans la section “Inscription”, choisissez qui participe au programme.
Sélectionnez les personnes du programme. Cela dépend du canal choisi.
Dans “Audience”, sélectionnez une ou plusieurs audiences. Toutes les personnes de ces audiences font partie du programme. Consultez Créer une audience pour en construire une.
Certains programmes plus anciens sélectionnent encore les personnes avec des filtres de catégories. Pour passer un tel programme aux audiences, cliquez sur “Passer aux nouvelles audiences”.
Dans “Canal”, sélectionnez le canal Slack à partir duquel RandomCoffee sélectionne les personnes à mettre en relation.
Si un canal privé manque dans la liste, allez dans ce canal sur Slack, tapez /invite @randomcoffee, et le canal apparaît dans la liste.
Par défaut, l’audience du programme est l’ensemble des personnes du canal :
- tout le monde dans le canal reçoit les invitations ;
- les personnes qui rejoignent le canal sont ajoutées aux sessions suivantes ;
- les personnes qui quittent le canal ne reçoivent plus d’invitations.
RandomCoffee récupère seulement leur prénom, leur nom et leur adresse email. Pour ajouter des données comme leur service, consultez Synchroniser les membres depuis Slack ou Microsoft Teams.
Dans “Microsoft Teams”, sélectionnez l’équipe ou les équipes à partir desquelles RandomCoffee sélectionne les personnes à mettre en relation. Vous pouvez sélectionner plusieurs équipes : les membres de toutes ces équipes participent au programme.
Si une équipe manque dans la liste, installez l’app RandomCoffee dans cette équipe et suivez les étapes de la carte de bienvenue.
Par défaut, l’audience du programme est l’ensemble des personnes des équipes sélectionnées :
- tout le monde dans les équipes reçoit les invitations ;
- les personnes qui rejoignent l’une des équipes sont ajoutées aux sessions suivantes ;
- les personnes qui quittent les équipes ne reçoivent plus d’invitations.
Les personnes qui ont le statut d’invité dans vos équipes ne sont pas incluses : Microsoft ne les considère pas comme des membres de votre organisation.
RandomCoffee récupère seulement leur prénom, leur nom et leur adresse email. Pour ajouter des données comme leur service, consultez Synchroniser les membres depuis Slack ou Microsoft Teams.
Avec le plan Free, un programme ne prend que les 20 premières personnes de son audience, toujours les mêmes. Passez au plan Pro pour mettre en relation tout le monde.
Si vous ne voulez pas que les administrateurs soient mis en relation, activez “Exclure les administrateurs des mises en relation”.
Vous voulez que les membres s’inscrivent eux-mêmes avec un lien partageable ? L‘“Inscription ouverte” est incluse dans les programmes de mentoring : consultez Créer un programme de mentoring.
Réglages de matching
Dans la section “Mise en relation”, définissez comment les groupes sont formés.
- “Taille des groupes” : le nombre de personnes dans chaque groupe.
- “Répartition des personnes selon la taille de groupe” : pour des groupes de plus de 2 personnes, avec certains algorithmes, la façon de répartir les personnes quand des groupes sont incomplets.
- “Demander une participation” : la façon dont les membres participent à chaque session (voir ci-dessous).
- “Algorithme de mise en relation” : la façon dont les groupes sont générés. Consultez Algorithmes de matching. Avec un algorithme qui utilise des règles, vous pouvez ajouter des règles fondées sur des catégories, des audiences ou des membres : consultez Règles de matching.
- “Priorité de mise en relation” (programmes de mentoring) : “Optimiser la participation des collaborateurs” (chacun reçoit la meilleure mise en relation possible, même si certaines règles ne sont pas parfaitement respectées) ou “Optimiser la qualité des mises en relation” (uniquement des mises en relation qui respectent parfaitement vos règles). Ce réglage ne change le résultat qu’avec “Groupes composés” et dans les programmes de mentoring : voir Priorité de mise en relation.
- “Processus de mise en relation” (plan Enterprise et programmes de mentoring) : “Automatique” (les mises en relation sont générées et envoyées aux dates prévues) ou “Piloté par l’administrateur” (vous vérifiez et ajustez les mises en relation avant leur envoi).
Type de participation
Choisissez l’une des trois options :
| Option | Ce qui se passe à chaque session |
|---|---|
| “Mettre en relation directement” | Tout le monde dans le programme reçoit directement une mise en relation, sans qu’on le lui demande avant. |
| “Proposer de participer” | Tout le monde reçoit d’abord un message de participation. Seuls les membres qui ont accepté sont mis en relation. |
| “Demander la participation - seulement à des personnes spécifiques” | Seuls les membres que vous sélectionnez (avec des valeurs de catégories) reçoivent un message de participation. Tous les autres sont mis en relation automatiquement, et comptés comme participants. |
Par exemple, dans un programme de mentorat créé comme un programme classique, vous pouvez envoyer les messages de participation aux mentorés seulement : les mentors ne reçoivent pas de message de participation et participent toujours.
Vous hésitez ? Consultez 6 reasons why you should activate opt-ins (en anglais).
Si des sessions sont déjà planifiées, changer le type de participation les modifie. Passer à “Mettre en relation directement” supprime les messages de participation planifiés et conserve les mises en relation planifiées. Passer à “Proposer de participer” supprime toutes les mises en relation planifiées.
Créer le programme
Cliquez sur “Ajouter” en haut à droite de la page.
Le programme est créé et s’ouvre sur sa page, avec trois onglets : “Sessions”, “Paramètres” et “Résultats”. Ses réglages se trouvent désormais dans l’onglet “Paramètres”.
Étape 3 : personnaliser les messages
Une fois le programme créé, la section “Communication” de l’onglet “Paramètres” vous permet aussi de personnaliser les messages. Cliquez sur “Enregistrer” quand vous avez terminé.
Dans “Emails du programme”, vous trouvez l‘“Email de participation” (seulement si vous proposez de participer) et l‘“E-mail d’introduction”, qui annonce la mise en relation. Utilisez “Personnaliser” pour les modifier et “Envoyer un email de test” pour en recevoir un aperçu. Consultez Personnaliser les messages de participation et de mise en relation.
Pour permettre aux participants de réserver leur rencontre, configurez la section “Réservation” et ajoutez le lien de réservation à votre email de mise en relation. Consultez Planification des rencontres.
Personnalisez la “Carte de participation” (seulement si vous proposez de participer) et la carte de mise en relation, avec un aperçu en temps réel. Consultez Personnaliser les messages de participation et de mise en relation.
Pour permettre aux participants de réserver leur rencontre, configurez la section “Réservation” et ajoutez le lien de réservation à votre message de mise en relation. Consultez Planification des rencontres.
Personnalisez la “Carte de participation” (seulement si vous proposez de participer) et la carte de mise en relation, avec un aperçu en temps réel. Consultez Personnaliser les messages de participation et de mise en relation.
Dans Microsoft Teams, la carte de mise en relation contient déjà des boutons pour discuter avec les personnes mises en relation ou planifier une rencontre. Consultez Planification des rencontres pour les options.
Étape 4 : planifier vos sessions
Votre programme est prêt, mais rien n’est envoyé tant que vous n’avez pas planifié ses sessions. Dans l’onglet “Sessions”, cliquez sur “Planifier une session”. Consultez Planifier des sessions.
Une fois une session ouverte, suivez les réponses en temps réel : consultez Suivre une session ouverte.