Kit de communication

Communiquer sur RandomCoffee dans votre organisation est essentiel à sa réussite. RandomCoffee est plus qu’une façon de prendre un café ensemble : c’est un moyen d’améliorer la collaboration, de casser les silos et de construire une culture d’entreprise inclusive.

Une communication claire aide chacun à comprendre ce qu’il gagne à participer : de nouvelles perspectives, des opportunités de carrière, de nouvelles compétences. Elle crée aussi un environnement où les liens se tissent au-delà de l’équipe de chacun.

Cette page vous donne des bonnes pratiques, un email d’annonce prêt à l’emploi, des exemples de phrases et des visuels pour communiquer sur RandomCoffee.

Préparer votre annonce

Une annonce soignée crée de l’enthousiasme avant le lancement, ce qui augmente la participation dès le démarrage de votre premier programme.

• Quoi : un message convaincant qui présente RandomCoffee et ses bénéfices pour les collaborateurs.
• Qui : de vous (ou, encore mieux, d’un dirigeant) vers les équipes qui vont participer.
• Quand : avant le lancement, idéalement 3 semaines avant, avec un rappel 1 semaine avant. Une fois RandomCoffee lancé, continuez à communiquer pour garder un bon niveau d’engagement (voir Entretenir l’engagement).
• Où : vos canaux de communication interne habituels (email, intranet, réseau social interne…). Combinez-les pour un impact maximal.

Rédiger votre annonce

Une bonne annonce réunit six ingrédients. Chacun est accompagné d’exemples de phrases à reprendre et à adapter.

Poser le contexte et l’objectif

Expliquez pourquoi vous lancez RandomCoffee et en quoi il sert les objectifs de votre entreprise. Les collaborateurs comprennent ainsi l’intérêt de l’initiative.

« [Équipes] travaillent depuis [date] dans deux bureaux séparés. Difficile, dans ces conditions, de tisser des liens personnels. Nous avons peut-être trouvé une solution : RandomCoffee. »

« Nous sommes UNE équipe. Nous sommes UNE entreprise. Et nous partageons UNE vision. L’équipe et l’organisation sont en place, nous sommes prêts à passer à l’étape suivante. Comment ? En prenant un café avec vos collègues du monde entier ! »

Mettre en avant les bénéfices pour les collaborateurs

Montrez clairement ce que les collaborateurs y gagnent : une meilleure collaboration, du networking, du développement personnel…

« RandomCoffee est l’occasion de rencontrer à distance des collègues d’autres pays, autour d’un café ou d’un thé. Des collaborateurs de fonctions ou de bureaux différents seront mis en relation au hasard et invités à se retrouver chaque semaine. L’objectif principal : vous aider à garder le lien en télétravail. Cette initiative a déjà rencontré un grand succès auprès de nos collègues du bureau de [ville]. »

« Besoin d’un conseil sur un problème au travail, ou envie de partager ce qui se passe dans votre équipe ? Ces échanges n’ont pas d’ordre du jour. La conversation peut aller dans toutes les directions qui vous aident à faire connaissance. Et pour bien démarrer, des idées pour lancer la conversation vous seront proposées ! »

« RandomCoffee est LA solution digitale et ludique pour que les personnes du [département] se rencontrent et échangent, au hasard et sur la base du volontariat. Rendez-vous à partir du [date]. »

Expliquer comment fonctionne RandomCoffee

Donnez un bref aperçu pour que chacun sache comment participer. Précisez :

• le type de participation : demande-t-on aux personnes de confirmer leur participation avant chaque session, ou sont-elles mises en relation directement ?
• le canal de communication : email, Slack ou Microsoft Teams ;
• la fréquence : chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois ? Quel jour ?
• la date de démarrage.

« Chaque lundi, vous recevrez un email vous demandant si vous souhaitez participer au prochain tour. Si vous êtes partant, vous recevrez votre binôme d’ici la fin de la semaine. Ensuite, c’est à vous et à votre collègue de fixer votre RandomCoffee pour la semaine suivante. Votre premier email arrive le [date] ! Si vous ne pouvez pas participer, déclinez simplement et nous vous solliciterons au prochain tour. Si cela ne vous intéresse pas, vous pouvez vous désinscrire. »

Désigner un contact

Indiquez une personne ou une équipe que les collaborateurs peuvent contacter pour leurs questions. Vous pouvez aussi les inviter à envoyer leurs photos de RandomCoffee, pour créer une mosaïque ou une bannière pour vos prochaines communications.

« Des questions ? Consultez la FAQ RandomCoffee ou écrivez-nous à [adresse email]. »

« Nous espérons vous compter parmi nous ! Pour toute question, contactez [adresse email]. »

Signer avec une touche personnelle

Une signature chaleureuse rend le message plus authentique et renforce le sentiment de communauté.

« Votre super équipe RH de [Nom de l’entreprise] ☕️ »

Rester léger et informel

Un ton décontracté rend votre annonce plus proche et plus agréable à lire. Ajoutez de l’humour, des visuels amusants ou des anecdotes.

« RandomCoffee ne crée ni la curiosité, ni l’empathie, ni la bonne humeur. Il ne fait pas le café non plus. Pour ça, on compte sur vous ! »

« Nous vous souhaitons plein de bonnes pauses RandomCoffee, et si l’idée vous plaît, partagez vos photos, histoires et commentaires dans [communauté]. »

Modèle d’email d’annonce

Copiez cet email, puis adaptez-le à votre organisation. Remplacez le texte entre crochets, et ajustez la partie « Comment ça marche ? » à votre programme : avec “Mettre en relation directement”, les membres sont mis en relation sans confirmer leur participation avant chaque tour. Vous pouvez ajouter la bannière en haut de l’email.

Objet : Votre prochaine opportunité commence par un café : rejoignez RandomCoffee !

Bonjour à toutes et à tous,

Nous sommes ravis de vous présenter RandomCoffee (https://www.random-coffee.com/), une nouvelle initiative pour favoriser les liens et la collaboration dans toute notre organisation.

Qu'est-ce que RandomCoffee ?

RandomCoffee met des personnes en relation pour des cafés, à distance ou en présentiel, afin d'aider chacun à créer des liens et à développer son réseau. L'objectif : ouvrir de nouvelles opportunités à chacun d'entre vous.

- Développez votre réseau : rencontrez des collègues que vous ne croisez pas au quotidien.
- Partagez vos connaissances et développez vos compétences : échangez idées et points de vue avec d'autres parties de l'entreprise. Bénéficiez du soutien de vos pairs et apprenez de nouvelles choses.
- Créez des relations : échangez sur un plan personnel et professionnel, et construisez des relations sur lesquelles vous pourrez compter dans la durée.
- Faites une pause dans votre quotidien : prenez un café en bonne compagnie, et revenez au travail ressourcé !

Comment ça marche ?

C'est très simple !

1. Choisissez de participer ou non à chaque tour.
2. Si vous acceptez, vous êtes mis en relation avec un ou plusieurs collègues.
3. Fixez votre café avec votre binôme, idéalement dans la semaine.
4. Retrouvez votre binôme, à distance ou en présentiel, et profitez d'un vrai échange !

Lancez-vous dès aujourd'hui !

Accédez à votre portail employé pour indiquer vos disponibilités, définir vos préférences de matching et partager quelques informations sur vous, afin que nous puissions vous mettre en relation avec les bons collègues : https://app.random-coffee.com/account

Découvrez comment fonctionne RandomCoffee : https://help.random-coffee.com/fr/members/getting-started/how-randomcoffee-works/

Consultez la FAQ : https://help.random-coffee.com/fr/members/faq/member-faq/

Nous sommes convaincus que RandomCoffee enrichira notre culture d'entreprise et nous aidera à atteindre nos objectifs communs. Rejoignez-nous pour faire de [Nom de l'entreprise] un lieu de travail encore plus inclusif, collaboratif et agréable !

Pour toute question ou besoin d'aide, contactez l'équipe RH à [adresse email RH].

Bien cordialement,
[Votre nom]

Faire connaître RandomCoffee

Voici les façons les plus efficaces de communiquer sur RandomCoffee. Utilisez-en certaines ou toutes, selon votre culture d’entreprise et vos habitudes.

Faire une annonce officielle

• Rédigez un message engageant pour les futurs participants : pourquoi RandomCoffee, ce qu’ils y gagnent, en quoi il sert les objectifs de l’entreprise, comment il fonctionne et comment commencer. Partez du modèle d’email d’annonce.
• Envoyez-le par email, idéalement de la part d’un dirigeant, et publiez-le sur votre intranet ou votre plateforme de communication interne.

Organiser des sessions d’information

• Réunion de lancement : organisez un lancement à distance ou en présentiel pour présenter l’initiative, montrer son fonctionnement et répondre aux questions.
• Sessions de questions-réponses : prévoyez des sessions de suivi pour lever les doutes et donner plus de détails.

Créer des supports de communication

• Flyers et affiches : placez-les dans les espaces communs, surtout près de la machine à café. Utilisez nos visuels et nos accroches, créés pour cela.
• Visuels numériques : ajoutez nos bannières dans les signatures d’email, les articles d’intranet et les newsletters.

Obtenir le soutien de la direction

• Messages de dirigeants : demandez aux dirigeants de soutenir personnellement RandomCoffee ou de le mentionner dans leurs propres communications.
• Message vidéo : enregistrez une courte vidéo d’un dirigeant qui explique l’initiative et encourage à participer.

Quand les dirigeants participent eux-mêmes et en parlent, ils amplifient le message et montrent l’exemple.

Inviter les membres sur leur portail employé

Les membres accèdent à leur portail employé sur app.random-coffee.com/login. Ils peuvent y :

• répondre à l’invitation de la session en cours ;
• définir leurs préférences de matching et leurs disponibilités ;
• être mis en relation immédiatement avec un collègue, au hasard ou selon des critères qu’ils choisissent ;
• retrouver toutes leurs mises en relation passées.

Consultez Présentation du portail employé pour une visite complète.

Lancer des campagnes d’engagement

• Compte à rebours : avant la date de démarrage, partagez chaque jour ou chaque semaine des teasers et des anecdotes sur l’initiative.
• Témoignages : si vous avez mené un pilote, partagez les témoignages des participants sur leur expérience et ce qu’ils en ont retiré.

Ajouter des récompenses et de la gamification

• Récompenses : offrez de petites récompenses aux premiers inscrits ou à ceux qui participent à un certain nombre de sessions.
• Reconnaissance : mettez en avant les participants les plus actifs (vos « Top Randomers ») dans vos communications internes, ou offrez-leur de petites récompenses.

Profiter des moments clés

• Pendant l’onboarding : présentez RandomCoffee aux nouveaux arrivants. Cela les aide à s’intégrer tôt dans la culture de l’entreprise et à créer des liens tout de suite.
• Avant les périodes chargées : rappelez l’existence de RandomCoffee avant les périodes ou projets intenses, pour réduire le stress et renforcer l’entraide.
• Autour des événements de l’entreprise : réunions plénières, réunions trimestrielles ou événements de team building sont de bonnes occasions de promouvoir RandomCoffee et d’encourager la participation.

Entretenir l’engagement

Inviter les participants à partager leurs RandomCoffee

Encouragez les participants à publier une photo ou une anecdote de leur RandomCoffee sur votre réseau social interne ou sur LinkedIn. Cela renforce le sentiment d’appartenance et donne envie aux autres de participer.

Garder le rythme

Continuez à promouvoir l’initiative régulièrement pour qu’elle reste présente à l’esprit. Utilisez les idées de cette page tout au long de l’année, renouvelez vos messages avec des thèmes mensuels, et lancez de nouveaux programmes à partir de nos idées de programmes.

Visuels

Téléchargez ces visuels et utilisez-les dans vos emails, votre intranet, vos affiches et vos signatures. Chaque lien ouvre le fichier en taille réelle. Les visuels sont en anglais.

Bannières

Télécharger la bannière « Your next opportunity starts with a coffee » (PNG, 2226 x 316 px)

Télécharger la bannière « Grow your network, one coffee at a time » (PNG, 2224 x 312 px)

Photos

« Your next opportunity starts with a coffee »

Neuf photos de personnes tenant un mug RandomCoffee avec cette accroche (JPG, 900 px de large).

Télécharger : photo 1, photo 2, photo 3, photo 4, photo 5, photo 6, photo 7, photo 8, photo 9.

« Brewing connections, building relationships »

Neuf photos de personnes tenant un mug RandomCoffee avec cette accroche (JPG, 900 px de large).

Télécharger : photo 1, photo 2, photo 3, photo 4, photo 5, photo 6, photo 7, photo 8, photo 9.

« Time to uncover fresh opportunities over coffee! »

Cinq photos d’une montre connectée affichant cette accroche (JPG, 900 px de large).

Télécharger : photo 1, photo 2, photo 3, photo 4, photo 5.

Accroches

Utilisez ces accroches dans vos affiches, emails et publications :

RandomCoffee : chaque tasse fait naître une nouvelle rencontre
Créer des liens, un café à la fois
Mélangez vos idées autour d'un café !
Infuser des conversations, construire des relations
Créez de nouveaux liens autour d'un café !
Découvrez votre prochaine belle conversation : rejoignez RandomCoffee !
Le succès se prépare aussi loin de votre bureau !

Ressources à télécharger

Tous les visuels de ce kit dans un seul fichier, prêts à utiliser dans vos emails, publications intranet et présentations. Ils sont en anglais.