FAQ administrateurs

Si vous n’avez pas souscrit au plan Pro ou Enterprise, votre espace de travail passe au plan Free et vos programmes en cours sont mis en pause. Si votre espace de travail compte plus d’un programme, RandomCoffee vous demande “Sélectionnez un programme à conserver :” : tous les autres programmes sont supprimés.

Le plan Free comprend 1 programme, 1 administrateur et 20 personnes par session (toujours les 20 mêmes premières personnes de l’audience du programme). Consultez Essai gratuit et Plans.

Oui. Dans “Membres” > “Membres”, cochez la case à côté de chaque membre, puis cliquez sur “Actions” > “Attribuer un accès administrateur”. Le nombre d’administrateurs dépend de votre plan : 1 avec Free, 3 avec Pro, à la demande avec Enterprise.

Quand vous atteignez la limite, RandomCoffee affiche “Nombre maximum de licences d’administration atteint” : vous pouvez alors changer de plan. Consultez Administrateurs et membres.

Les nouvelles personnes sont ajoutées, les membres déjà présents dans votre espace de travail sont mis à jour, et les membres inactifs restent inactifs. Votre liste n’est pas remplacée : les membres absents du fichier restent inchangés.

Si une session est ouverte, les membres que vous ajoutez peuvent y être inclus, selon vos règles de matching. Ils peuvent aussi être inclus dans les prochaines sessions de tous vos programmes. Consultez Ajouter des membres manuellement ou avec un fichier CSV et Modifier des membres.

Les membres actifs peuvent être invités aux sessions. Un membre devient inactif quand un administrateur le désactive, quand il se désinscrit de RandomCoffee, ou quand son adresse email est erronée (l’email a été rejeté).

Les membres inactifs ne reçoivent pas les messages des programmes et ne comptent pas dans les taux de participation. Ils apparaissent toujours dans les statistiques passées, et vous pouvez les réactiver à tout moment : leur historique de mises en relation est conservé. Consultez Membres actifs et inactifs.

Oui. Slack et Microsoft Teams ne fournissent que les noms et les adresses email : votre SIRH ajoute des données comme le service ou la ville, pour créer des règles de matching plus précises. Les personnes synchronisées depuis Slack ou Microsoft Teams qui figurent aussi dans votre SIRH sont reconnues par leur adresse email, et leur profil est enrichi avec les données de votre SIRH.

L’intégration SIRH est disponible avec les plans Pro et Enterprise. Consultez Combiner avec votre SIRH.

Oui. Ouvrez votre programme, allez dans l’onglet “Paramètres”, puis dans la section “Communication”. Pour les emails, cliquez sur “Visualiser” pour afficher un email, ou sur “Envoyer un email de test” pour le recevoir à votre propre adresse. Les variables, les liens et les liens de réservation ne fonctionnent pas dans les emails de test.

Les cartes Slack et Microsoft Teams ont un aperçu en temps réel dans l’éditeur de cartes. Consultez Personnaliser les messages de participation et de mise en relation.

Choisissez qui participe dans la section “Inscription” des paramètres du programme :

• Email : sélectionnez une ou plusieurs audiences dans “Audience”. Seuls leurs membres sont invités.
• Slack ou Microsoft Teams : sélectionnez un canal ou une équipe. Seuls ses membres sont invités.

Consultez Créer un programme.

Lancez une session de test sur une copie du programme, avec quelques collègues. Les résultats de votre vrai programme ne sont pas touchés.

1. Ouvrez votre programme, cliquez sur ”…” en haut à droite de la page, puis sur “Dupliquer”. Consultez Dupliquer un programme.
2. Créez une audience statique avec les collègues qui testeront le programme. Consultez Créer une audience. Avec Slack ou Microsoft Teams, utilisez plutôt un canal ou une équipe de test.
3. Dans la copie, allez dans “Paramètres” > “Inscription”, sélectionnez uniquement cette audience (ou le canal ou l’équipe de test), puis cliquez sur “Enregistrer”.
4. Dans l’onglet “Sessions”, cliquez sur “Planifier une session”. Consultez Planifier des sessions.

Vos testeurs reçoivent de vrais messages, et leurs mises en relation comptent comme des mises en relation passées dans votre espace de travail. Avec le plan Free, votre espace de travail ne peut avoir qu’un programme : utilisez plutôt “Envoyer un email de test”.

C’est vous qui décidez. Avec les algorithmes “Au hasard” et “Inter-groupes” et des groupes de plus de 2 personnes, choisissez une option dans “Répartition des personnes selon la taille de groupe” :

• “Distribuer équitablement - permettre de dépasser la taille du groupe”
• “Distribuer équitablement - sans dépasser la taille du groupe”
• “Ne pas distribuer et générer un groupe incomplet”
• “Laisser le système choisir en fonction du nombre de participants restants” (par défaut)

“Simulation” affiche les groupes obtenus pour le nombre de personnes de votre choix. Dans tous les cas, personne ne reste seul : une personne restante rejoint un groupe complet. Consultez Algorithmes de matching.

RandomCoffee s’en charge : il tient compte de toutes les mises en relation passées de votre espace de travail, dans tous les programmes, et évite autant que possible de reformer un binôme. Une nouvelle mise en relation entre les mêmes personnes reste possible quand elle ne peut pas être évitée (peu de participants, règles strictes) : RandomCoffee choisit alors les personnes qui se sont rencontrées il y a le plus longtemps.

Consultez Remises en relation et Règles par défaut.

Vérifiez d’abord que le membre :

• est actif et n’a pas mis sa participation en pause ;
• fait partie de l’audience du programme (avec Slack ou Microsoft Teams, qu’il est membre du canal ou de l’équipe) ;
• fait partie des 20 premières personnes de l’audience, si vous êtes sur le plan Free ;
• a la bonne adresse email, si le programme utilise l’email.

Pour l’email, demandez aussi au membre de vérifier ses spams, et à votre équipe informatique d’autoriser les domaines d’envoi de RandomCoffee. Par défaut, les emails sont envoyés par “RandomCoffee” <juliette@random-coffee.com>, sauf si vous avez configuré votre propre domaine d’envoi. Consultez Délivrabilité des emails et suivi de la participation et Domaine d’envoi personnalisé et serveur SMTP.