Définir vos disponibilités
Réglez votre fuseau horaire, vos horaires de la semaine et vos horaires spécifiques, et connectez votre calendrier pour que vos rencontres tombent aux bons moments.
Définissez vos disponibilités dans votre portail employé pour que vos rencontres soient réservées à des moments qui vous conviennent. Quand votre programme utilise une page de réservation, RandomCoffee ne propose que des créneaux où vous et vos binômes êtes disponibles.
Si vous ne renseignez aucune disponibilité, vous êtes considéré comme disponible à tout moment.
Régler votre fuseau horaire et vos horaires de la semaine
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Ouvrez votre portail employé.
Connectez-vous sur app.random-coffee.com/login.
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Ouvrez “Disponibilités”.
Cliquez sur “Disponibilités” dans le menu de gauche.
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Choisissez votre fuseau horaire.
Dans “Fuseau horaire”, sélectionnez le fuseau horaire qui s’applique à vos disponibilités.
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Réglez vos horaires pour chaque jour.
Dans “Disponibilités de rencontre”, si aucun horaire n’est encore défini, cliquez sur “Définir les disponibilités” pour ajouter des horaires par défaut (de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi). Ensuite :
- cochez ou décochez chaque jour (un jour décoché affiche “Indisponible”) ;
- modifiez l’heure de début et de fin de chaque jour ;
- cliquez sur + pour ajouter une autre plage horaire le même jour, ou sur l’icône corbeille pour en retirer une.
La page de réservation ne propose que des créneaux compris dans ces horaires.
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Cliquez sur “Enregistrer”.
Ajouter des horaires spécifiques
Utilisez “Horaires spécifiques” quand vos horaires d’une date donnée diffèrent de vos horaires habituels, par exemple pour un événement particulier. Pour cette date, ils remplacent vos horaires de la semaine.
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Cliquez sur “Ajouter des horaires spécifiques”.
La fenêtre “Ajouter des horaires spécifiques” s’ouvre.
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Sélectionnez une date, puis réglez vos horaires.
Choisissez une date dans le calendrier et cliquez sur le bouton pour ajouter des horaires à cette date. Indiquez les heures où vous êtes disponible ce jour-là, ou activez “Marquer comme indisponible (toute la journée)”. Recommencez pour d’autres dates si besoin.
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Cliquez sur “Appliquer”, puis sur “Enregistrer”.
Les dates ajoutées apparaissent sous “Horaires spécifiques”.
Sur la même page, vous pouvez aussi mettre en pause votre participation pendant un temps dans “Mettre en veille votre participation”. Voir Mettre en pause votre participation.
Connecter votre calendrier
Connectez votre calendrier Google ou Outlook pour que RandomCoffee y vérifie les conflits :
- planifiez vos rencontres en un clic, dès que vous recevez votre message de mise en relation ;
- évitez les créneaux qui ne conviennent ni à vous ni à vos binômes ;
- gardez un agenda respecté et bien organisé.
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Cliquez sur “Connecter des applications de calendrier”.
Ce bouton se trouve dans la section “Applications de calendrier” de la page “Disponibilités”.
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Choisissez “Google Agenda” ou “Calendrier Outlook”.
Suivez les étapes pour connecter votre compte de calendrier.
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Choisissez les calendriers à vérifier.
Activez les calendriers dans lesquels RandomCoffee doit vérifier les conflits. Dans “Ajouter au calendrier”, choisissez dans “Ajouter les événements à” où ajouter vos rencontres réservées.
Si vous définissez des disponibilités jour par jour et connectez aussi votre calendrier Google ou Outlook, les deux s’additionnent : RandomCoffee ne propose que des créneaux compris dans vos horaires et libres dans votre calendrier.
Votre admin peut désactiver la connexion des calendriers. Dans ce cas, la section “Applications de calendrier” n’apparaît pas.
Si une connexion expire, le calendrier affiche “Cette connexion au calendrier a expiré” : cliquez sur “Reconnecter” pour continuer à y vérifier les conflits.
Comment la page de réservation utilise vos disponibilités
Quand votre programme utilise une page de réservation, votre message de mise en relation contient un bouton pour planifier votre rencontre (par exemple “Schedule your meetup” dans l’email de mise en relation). Il ouvre une page de réservation :
- Les créneaux proposés sont ceux où tous les membres du groupe sont disponibles, selon les disponibilités que chacun a définies et les calendriers qu’il a connectés. Les créneaux qui commencent dans moins d’une heure, et ceux où un membre a déjà une autre rencontre RandomCoffee réservée, ne sont pas proposés.
- Quand un membre a choisi un fuseau horaire, un petit globe s’affiche à côté de son nom : survolez-le pour voir son fuseau horaire.
- L’email de confirmation de réservation indique la date et l’heure dans le fuseau horaire de la personne qui a réservé. Dans le calendrier de chaque membre, la rencontre apparaît dans son propre fuseau horaire.
Voir Réserver une rencontre avec votre binôme pour toutes les étapes de réservation.