Qu'est-ce qu'un programme de mentorat ?

Un programme de mentorat est un type de programme RandomCoffee conçu pour animer le mentoring de bout en bout, sans tableur ni coordination manuelle. Vous inscrivez les mentors et les mentorés, RandomCoffee forme les binômes, et chaque binôme suit un parcours défini sur sa propre page partagée.

Fonctionnalités clés

• Inscription : sélectionnez vos mentors et vos mentorés dans des audiences construites à partir de vos données RH, ou partagez un lien d’inscription ouverte pour que chacun s’inscrive lui-même.
• Matching intelligent : RandomCoffee propose des binômes à partir des règles que vous définissez : compétences, séniorité, service ou toute autre catégorie. Vous pouvez vérifier, ajuster et valider les binômes avant que quiconque soit prévenu, ou laisser RandomCoffee les envoyer aux dates prévues. Dans l’email de mise en relation, vous pouvez montrer ce qui a réuni chaque binôme, par exemple les compétences en commun.
• Parcours structuré : chaque binôme suit une feuille de route de jalons que vous définissez, par exemple Lancement, Bilan, Approfondissement, Projets, Réflexion et Conclusion. Chaque jalon a son propre objectif, et les binômes réservent chaque rencontre directement depuis leur page partagée.
• Une page partagée pour chaque binôme : chaque binôme mentor et mentoré dispose d’une page avec ses profils, sa progression, ses rencontres, des notes partagées et les ressources du programme.
• Résultats : suivez les rencontres planifiées et effectuées, les notes attribuées, les compétences demandées et vos mentors les mieux notés dans les résultats du programme.

Disponibilité

Une fois l’option active, RandomCoffee vous demande “Quel type de programme souhaitez-vous créer ?” chaque fois que vous créez un programme de zéro : choisissez “Mentorat”. Vos programmes de mentorat portent alors une étiquette violette “Mentorat” dans votre liste de programmes.

Fonctionnement d’un programme de mentorat

1. Vous préparez vos données : une catégorie pour les rôles (mentor, mentoré), des catégories pour les compétences, et les audiences qui contiennent vos mentors et vos mentorés. Consultez Catégories et Audiences.
2. Vous créez le programme : inscription, règles de matching, messages, jalons. Consultez Créer un programme de mentorat.
3. Vous lancez des sessions : chaque session forme de nouveaux binômes mentor et mentoré. Consultez Sessions et binômes de mentorat.
4. Les binômes se rencontrent : ils ouvrent leur page de mentorat, réservent une rencontre pour chaque jalon et la marquent comme effectuée. Consultez Votre page de mentorat.
5. Vous suivez les résultats dans l’onglet “Résultats” du programme.

Préparer votre programme

Définir les rôles

Créez une catégorie de type choix multiple, par exemple “Type de participant”, avec les valeurs “Mentor” et “Mentoré”. Avec une catégorie à choix multiple, un membre peut avoir les deux rôles : mentor sur une compétence et mentoré sur une autre.

Créez ensuite deux audiences à partir de cette catégorie : une pour vos mentors, une pour vos mentorés. Vous les sélectionnez dans le programme pour attribuer le rôle de chacun. Consultez Créer des catégories et Créer une audience.

Lister les compétences

Pour un mentorat fondé sur les compétences, créez deux catégories de type choix multiple avec les mêmes options : l’une pour les compétences que les mentors peuvent partager, l’autre pour les compétences que les mentorés veulent acquérir. Par exemple :

• Communication
• Management d’équipe
• Résolution de conflits
• Équilibre vie professionnelle et vie personnelle
• Gestion du temps
• Résolution de problèmes
• Gestion de projet
• Sens des affaires
• Relation client

Ajoutez d’autres catégories si vous voulez affiner vos règles de matching, comme le service, le site ou le fuseau horaire. La règle de matching à utiliser est décrite dans Créer un programme de mentorat.

Choisir un rythme

Décidez combien de temps chaque binôme reste ensemble avant que les mentorés aient un nouveau mentor, par exemple 6 mois. Planifiez ensuite une session pour chaque période : une session “Une fois seulement” maintenant, et la suivante 6 mois plus tard.

La régularité est la clé d’une relation de mentoring réussie : nous recommandons une rencontre toutes les deux semaines. Créez autant de jalons que de rencontres prévues sur la période.

Si vous demandez aux membres de confirmer leur participation avant chaque session, laissez quelques jours entre le message de participation et la mise en relation : les programmes qui laissent au moins 4 à 6 jours obtiennent une meilleure participation.

Annoncer le programme

Annoncez votre programme de mentorat avec vos outils de communication interne habituels, et invitez chacun à rejoindre le programme comme mentor ou comme mentoré. Précisez la durée des binômes, par exemple “tous les 6 mois, chaque mentoré est associé à un nouveau mentor”.

La façon de rejoindre le programme dépend de votre configuration :

• Vos membres sont déjà dans RandomCoffee : rendez les catégories de rôle et de compétences visibles des membres (consultez Cacher une catégorie aux membres), puis invitez-les à les renseigner depuis leur portail employé. Si vos audiences de mentors et de mentorés sont dynamiques, un membre qui choisit un rôle rejoint automatiquement le programme.
• Le portail employé est désactivé, ou seules certaines personnes peuvent participer : recueillez le rôle et les compétences en dehors de RandomCoffee, puis mettez à jour vos membres avec un fichier CSV. Consultez Modifier des membres.
• Les personnes ne sont pas encore dans RandomCoffee : utilisez l’inscription ouverte, avec un formulaire d’inscription qui demande le rôle et les compétences. Consultez Créer un programme de mentorat.

Rédiger un message de mise en relation clair

Le message de mise en relation est la première chose que lit un nouveau binôme. Dans l’éditeur d’email, vous pouvez :

• afficher le rôle de chaque membre avec la variable “Rôle (Mentor / Mentoré)”, et ses compétences avec les variables de vos catégories (consultez Variables) ;
• ajouter un bouton vers la page de mentorat du binôme, avec la variable “Lien vers la page des jalons” ;
• expliquer les prochaines étapes dans une courte partie “Comment ça marche ?”.

Par exemple, pour des binômes de 6 mois :

Comment ça marche ?

Maintenant que vous êtes en binôme, rencontrez-vous à votre rythme pendant les 6 prochains mois. Nous recommandons une rencontre toutes les deux semaines : la régularité est la clé du succès ! Dans 6 mois, chaque mentoré sera associé à un nouveau mentor, pour élargir vos apprentissages et votre réseau.

Les compétences d’un binôme ne correspondent pas toujours parfaitement, selon le nombre de participants et les compétences choisies par chacun. Vous pouvez ajouter un message comme celui-ci :

Les compétences que vous avez choisies ne correspondent pas tout à fait ? Le matching fait de son mieux pour vous réunir sur les compétences que vous avez sélectionnées, mais cela peut arriver. Dans ce cas, mentorés, profitez pleinement de l’expérience de votre mentor sur les compétences qu’il ou elle a indiquées !