Sessions et binômes de mentorat
Créez les sessions d'un programme de mentorat, vérifiez et ajustez les binômes de mentors et de mentorés avant de les envoyer, et suivez les résultats.
Une fois votre programme de mentorat configuré, vous lancez des sessions pour former les binômes de mentors et de mentorés. Cet article explique comment créer les sessions, vérifier les binômes avant de les envoyer et suivre les résultats.
Sessions et jalons
| Ce que c’est | Exemple | |
|---|---|---|
| Session | L’évènement qui forme les binômes de mentors et de mentorés. Chaque session crée de nouveaux binômes. | Pour de nouveaux binômes chaque trimestre, vous planifiez 4 sessions par an. |
| Jalon | L’une des rencontres d’un binôme pendant la session en cours, telles que définies dans l‘“Ordre du jour” du programme. | Lancement, Fixation des objectifs, Atelier compétences, Bilan final. |
Chaque session suit tous les jalons de votre programme. Les binômes les voient sur leur page de mentorat.
Choisir le fonctionnement des sessions
La façon de créer les sessions dépend du “Processus de mise en relation” du programme, dans “Paramètres” > “Mise en relation” :
- “Automatique” : les binômes sont générés et envoyés aux dates que vous planifiez. Les messages de participation sont disponibles, mais vous ne pouvez pas vérifier les binômes avant leur envoi. Consultez Planifier une session automatique.
- “Piloté par l’administrateur” : les binômes sont générés pour que vous les vérifiiez et les ajustiez. Les binômes ne sont envoyés qu’à la date que vous choisissez. Consultez Piloter une session.
Les sessions pilotées par l’administrateur sont disponibles dans tous les programmes de mentorat.
Planifier une session automatique
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Ouvrez votre programme, allez dans l’onglet “Sessions” et cliquez sur “Planifier une session”.
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Choisissez la date du message de participation (si le programme demande la participation) et la date du message de mise en relation, puis le fuseau horaire.
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Choisissez la récurrence. Pour des binômes qui durent plusieurs mois, choisissez “Une fois seulement”, et planifiez la session suivante à la fin de la période.
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Cliquez sur “Enregistrer”.
Toutes les options sont détaillées dans Planifier des sessions.
Piloter une session
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Créez la session.
Dans l’onglet “Sessions”, cliquez sur “Créer une session”. La fenêtre “Créer une session pilotée par l’administrateur” s’ouvre :
- Si le programme utilise “Proposer de participer”, choisissez la date dans “Envoyer les invitations le”. Les membres reçoivent d’abord le message de participation. Vous vérifierez ensuite les binômes parmi ceux qui ont accepté.
- Sinon, la session est créée tout de suite et les binômes sont générés automatiquement.
Cliquez sur “Créer une session”. Une seule session peut tourner à la fois.
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Ouvrez les binômes.
La session apparaît en haut de l’onglet “Sessions”, dans “Session en cours”. Sa date de mise en relation est “Non planifié”. Cliquez sur le bouton ”…”, puis sur “Examiner vos matchs”.
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Vérifiez et ajustez les binômes, puis cliquez sur “Enregistrer les binômes”. Consultez Vérifier et ajuster les binômes.
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Choisissez quand envoyer les binômes.
Cliquez sur “Mettre à jour la date de match”, choisissez la date et confirmez. Vous pouvez encore vérifier les binômes jusqu’à cette date.
Si vous modifiez et enregistrez les binômes après avoir fixé une date, la date est supprimée : la session n’est plus planifiée. Fixez de nouveau la date de mise en relation une fois vos modifications terminées.
Les étapes détaillées, avec l’avertissement affiché quand des participants ne sont dans aucun binôme, se trouvent dans Piloter une session.
Pour annuler une session pilotée sans message de participation avant son envoi, cliquez sur ”…”, puis sur “Annuler la session”.
Vérifier et ajuster les binômes
La page “Examiner vos matchs” affiche les binômes générés pour la session. Chaque binôme montre le mentor à gauche et le mentoré à droite, avec leur rôle.
Contrôler les binômes
- Les compteurs en haut : le nombre de “Binômes”, les binômes “Avec répétitions”, les binômes incomplets, les membres sans binôme, et les mentors et les mentorés sans binôme.
- Les étiquettes de chaque binôme : “Répéter” quand les membres ont déjà été mis en relation ensemble (“Précédemment mis en relation avec” sous leur nom), “Conflit de rôle” quand il manque un mentor ou un mentoré au binôme, et un score qui indique dans quelle mesure le binôme respecte vos règles de matching.
- Les aperçus : dès qu’un binôme a un mentor et un mentoré, prévisualisez sa page de jalons ou son email de mise en relation avec “Prévisualiser les jalons” et “Prévisualiser l’email de mise en relation”.
Modifier les binômes
- Déplacer des membres : faites glisser un membre d’un binôme à un autre, ou depuis la liste des membres sans binôme à droite. La liste les regroupe par rôle. Utilisez “Rechercher un mentor ou un mentoré” pour trouver quelqu’un.
- Changer un rôle : dans un binôme, utilisez “Choisir le rôle” pour indiquer qui est le mentor et qui est le mentoré.
- Autres actions : cliquez sur le bouton ”…” en haut à droite.
| Action | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| “Ajouter un nouveau binôme” | Ajoute un binôme vide que vous complétez. |
| “Générer de nouveaux matchs” | Génère de nouveaux binômes pour la session. |
| “Réinitialiser les mises en relation” | Supprime vos modifications. RandomCoffee génère de nouveau les binômes. |
| “Actualiser la liste des membres” | Met à jour la liste des participants, par exemple après de nouvelles participations, et génère de nouveau les binômes. |
| “Modifier le calendrier” | Change la date d’envoi des binômes. |
| “Compléter automatiquement les groupes incomplets” | Complète les binômes incomplets avec des membres sans binôme. |
| “Mélanger tous les membres” | Mélange de nouveau tous les binômes. |
| “Importer les matchs” | Importe vos propres binômes depuis un fichier .xlsx ou .csv. |
| “Télécharger les matchs” | Envoie le fichier des binômes à votre adresse email. |
Quand vous avez terminé, cliquez sur “Enregistrer les binômes” (ou sur “Enregistrer” dans la barre “Vous avez des modifications non enregistrées”). “Ignorer” annule vos modifications.
Suivre les résultats
L’onglet “Résultats” d’un programme de mentorat montre la progression des binômes :
- “Chiffres clés” : “Satisfaction des membres”, “Total des jalons terminés”, “Taux de complétion des jalons” et “Total des binômes générés”.
- “Funnel des jalons” : le nombre de jalons créés, planifiés et terminés, pour tous les jalons ou jalon par jalon.
- “Répartition des compétences” : les compétences choisies par les participants.
- “Mentors les mieux notés” : les mentors dont les rencontres ont reçu les meilleures notes.
- “Sessions” : pour chaque session, la portée, les participations, les “Binômes générés”, les membres sans binôme, les “Rendez-vous planifiés” et “Rendez-vous effectués”, les “Notes prises” et les notes attribuées. Cliquez sur “Exporter en CSV” pour recevoir les données par email.