Groupes composés (Group composer)
Construisez vos groupes siège par siège à partir de vos audiences, pour que chaque groupe suive exactement la composition choisie, et décidez combien de fois une personne peut être remise en relation.
L’algorithme “Groupes composés” (Group composer) construit les groupes siège par siège : vous décidez qui occupe chaque siège d’un groupe, et RandomCoffee ne crée que des groupes qui respectent exactement cette composition. Par exemple, dans des groupes de 2, le siège 1 pour un mentor et le siège 2 pour un mentoré.
L’algorithme arrête de créer des groupes dès qu’il ne peut plus remplir tous les sièges. Tout le monde n’est donc pas forcément mis en relation : cela dépend de la taille de chaque siège et de l’option de rematching choisie (voir Répartition des groupes et rematching).
Quand l’utiliser
Utilisez “Groupes composés” quand chaque groupe doit avoir une composition stricte. Par exemple, pour :
- mettre en relation les nouveaux arrivants avec des membres de l’équipe de direction ;
- relier les membres qui cherchent un nouveau poste avec ceux qui recrutent ;
- associer chaque nouvel arrivant à un buddy (voir Programme de buddies pour l’onboarding).
Pour un vrai programme de mentorat, avec des rôles de mentor et de mentoré, des jalons et une page de mentoring, utilisez plutôt un programme de mentorat : voir Créer un programme de mentorat.
Avant de commencer
- Créez une audience par siège, par exemple une audience “Mentors” et une audience “Mentorés”. Les sièges se remplissent avec des audiences, statiques ou dynamiques. Voir Créer une audience.
- Vérifiez combien de personnes votre programme inclut. Avec le plan Free, un programme n’inclut que les 20 premières personnes de son audience. Le plan Pro lève cette limite.
Configurer les groupes composés
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Ouvrez les réglages de matching de votre programme.
Ouvrez votre programme, allez dans l’onglet “Paramètres”, puis dans la section “Mise en relation”.
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Choisissez la taille des groupes.
Dans “Taille des groupes”, choisissez le nombre de personnes par groupe (de 2 à 10). Chaque groupe a autant de sièges que de personnes.
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Choisissez l’algorithme.
Dans “Algorithme de mise en relation”, choisissez “Groupes composés”. Les réglages “Répartition des groupes ?” apparaissent en dessous.
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Choisissez une option de rematching.
Choisissez l’une des trois options décrites dans Répartition des groupes et rematching.
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Remplissez chaque siège.
Si les sièges demandent des valeurs de catégories, cliquez d’abord sur “Passer aux nouvelles audiences”, juste au-dessus des sièges. Ensuite, dans chaque carte de siège (“Siège 1”, “Siège 2”…), sélectionnez une ou plusieurs audiences. Le nombre affiché sous chaque carte est le nombre de membres actifs de ces audiences.
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Ajoutez des règles de matching (facultatif).
Sous “Règles de mise en relation”, cliquez sur “Ajouter une règle” pour affiner qui est regroupé avec qui. Voir Règles de matching et priorité.
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Cliquez sur “Enregistrer”.
Comment les groupes sont construits
À chaque session, RandomCoffee prend les membres qui participent à la session (avec “Proposer de participer”, seulement ceux qui ont accepté) et les place dans les sièges dont ils font partie des audiences. Il construit ensuite les groupes un par un, en prenant une personne dans chaque siège.
- Un membre qui n’est dans aucune des audiences des sièges n’est pas mis en relation, même s’il participe à la session.
- Un membre présent dans les audiences de plusieurs sièges peut occuper n’importe lequel de ces sièges, mais jamais deux sièges du même groupe.
- Le nombre affiché sous chaque siège compte tous les membres actifs de ses audiences. Dans une session, le siège ne contient que les membres qui y participent : il peut donc être plus petit.
Répartition des groupes et rematching
Sous “Répartition des groupes ?”, choisissez combien de fois une même personne peut se retrouver dans plusieurs groupes au cours d’une session :
| Option | Nombre de groupes créés | Qui est mis en relation |
|---|---|---|
| “Autoriser le rematching illimité - certaines personnes seront re-matchées plusieurs fois afin que tout le monde puisse être matché.” | Autant que de personnes dans le plus grand siège | Tout le monde. Les personnes des plus petits sièges sont remises en relation à tour de rôle, pour que chaque personne du plus grand siège ait un groupe. |
| “Autoriser le rematching - jusqu’à un nombre maximum de [N] rematchs par session” | Jusqu’à ce que les plus petits sièges soient épuisés | Chaque personne peut être dans [N] groupes au plus par session (2 ou plus). Les personnes des plus grands sièges qui ne trouvent pas de groupe ne sont pas mises en relation. |
| “Ne pas autoriser le rematching” | Autant que de personnes dans le plus petit siège | Chaque personne est dans un groupe au plus. Les personnes des plus grands sièges au-delà de ce nombre ne sont pas mises en relation. |
Ce sont toujours les personnes des plus petits sièges qui sont remises en relation : chaque personne du plus grand siège est dans un groupe au plus.
Chaque groupe est une mise en relation distincte. Avec le rematching, les messages de mise en relation sont envoyés groupe par groupe : un mentor mis en relation avec 3 mentorés reçoit 3 messages différents, chacun lui présentant 1 mentoré.
Exemple
Vous créez des groupes de 2, avec 1 mentor et 1 mentoré par groupe. Le “Siège 1” contient une audience de 41 mentors, et le “Siège 2” une audience de 113 mentorés. Tous participent à la session.
| Option | Groupes créés | Mentors | Mentorés |
|---|---|---|---|
| “Autoriser le rematching illimité…” | 113 | 31 mentors ont 3 mentorés, 10 mentors ont 2 mentorés | Les 113 mentorés ont un mentor |
| “Autoriser le rematching…” avec un maximum de 2 | 82 | Chacun des 41 mentors a 2 mentorés | 82 mentorés ont un mentor, 31 ne sont pas mis en relation |
| “Ne pas autoriser le rematching” | 41 | Chaque mentor a 1 mentoré | 41 mentorés ont un mentor, 72 ne sont pas mis en relation |
Avec le rematching illimité, les mentors sont remis en relation à tour de rôle : les mentorés sont donc répartis équitablement, 113 mentorés pour 41 mentors font 2 ou 3 mentorés par mentor.
Ces chiffres supposent la priorité “Optimiser la participation des collaborateurs”. Avec “Optimiser la qualité des mises en relation”, certains de ces groupes peuvent être retirés (voir ci-dessous).
Règles de matching et priorité
Les sièges décident combien de groupes sont créés et leur composition. Les règles de matching décident qui est regroupé avec qui dans cette composition : par exemple, une règle “Catégorie” sur votre catégorie de département avec “Est différent” associe chaque mentoré à un mentor d’un autre département.
La “Priorité de mise en relation” décide ensuite du sort des groupes qui ne respectent pas entièrement vos règles :
- “Optimiser la participation des collaborateurs” (par défaut) : RandomCoffee garde tous les groupes, même si certaines règles ne sont pas parfaitement respectées.
- “Optimiser la qualité des mises en relation” : RandomCoffee retire tous les groupes qui enfreignent une règle stricte. Moins de personnes sont mises en relation, mais chaque groupe respecte vos règles.
Si le réglage “Priorité de mise en relation” n’apparaît pas sous l’algorithme, votre programme utilise “Optimiser la participation des collaborateurs”.
Avec “Optimiser la qualité des mises en relation”, les règles strictes sont les règles “Catégorie” avec “Est identique” ou “Est différent”, les règles “Valeurs de catégorie”, “Audience” et “Membres spécifiques”, et les deux règles par défaut. Par exemple, deux personnes déjà mises en relation ensemble ne sont pas regroupées à nouveau, sauf si l’une d’elles a déjà rencontré toutes les autres personnes de la session. Les règles qui comparent des valeurs (“Est le plus proche”, “Est le plus éloigné”, “A le plus en commun”, “A le moins en commun”, “Chevauchement de catégorie”) ne retirent jamais de groupe. Voir Règles de matching.
Sièges remplis avec des valeurs de catégories
Les sièges peuvent aussi se remplir avec des valeurs de catégories au lieu d’audiences. Dans ce cas, les cartes de siège listent vos catégories et leurs valeurs, et un bouton “Passer aux nouvelles audiences” apparaît juste au-dessus des sièges. Cliquez dessus pour remplir les sièges avec des audiences, comme décrit sur cette page : une audience peut combiner plusieurs filtres, et une audience dynamique se met à jour toute seule.