Gérer les différences de fuseau horaire
Mettez les participants en relation avec des collègues dans des fuseaux horaires compatibles, avec une règle de matching pour tout le programme ou avec les préférences de chacun.
Quand vos participants travaillent dans plusieurs fuseaux horaires, certaines mises en relation sont difficiles à organiser : un café entre Paris et San Francisco laisse très peu d’heures de travail en commun. Vous pouvez faire en sorte que chacun soit mis en relation avec des collègues dans des fuseaux horaires compatibles, de deux façons :
- avec une règle de matching : vous décidez, et la règle s’applique à tout le programme (option 1) ;
- avec les préférences de matching : chaque participant choisit les fuseaux horaires avec lesquels il souhaite être mis en relation (option 2).
Les deux options reposent sur une catégorie “Fuseau horaire”, à créer d’abord.
Créer une catégorie Fuseau horaire
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Ouvrez les catégories.
Dans le menu, allez dans “Membres” > “Catégories”, puis cliquez sur “Nouvelle catégorie”.
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Nommez la catégorie et choisissez son type.
Saisissez « Fuseau horaire » dans le champ “Nom”, et choisissez “Menu déroulant : choisir parmi une liste d’options” dans la liste “Type”.
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Ajoutez une valeur par fuseau horaire.
Dans “Valeurs de catégorie”, saisissez chaque fuseau horaire de vos membres, en commençant par son décalage UTC ou GMT, par exemple
GMT+01:00 (Central European Time). Cliquez sur “Ajouter une valeur” pour en ajouter d’autres. Vous pouvez copier la liste complète ci-dessous. -
Laissez la catégorie visible des membres.
Laissez “Cacher la catégorie aux utilisateurs :” désactivé si vous voulez que les membres renseignent eux-mêmes leur fuseau horaire et l’utilisent dans leurs préférences (option 2).
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Cliquez sur “Enregistrer”.
Vous pouvez aussi partir de la bibliothèque : sur la page “Catégories”, cliquez sur “Parcourir la bibliothèque” et utilisez le modèle “Fuseau horaire”. C’est une catégorie de type menu déroulant, avec des valeurs comme UTC-8 (Pacifique), UTC+1 (CET) ou UTC+5:30 (IST). Ajoutez les fuseaux horaires qui manquent.
Pourquoi le décalage compte dans chaque valeur
Avec les comparaisons “Est le plus proche” et “Est le plus éloigné”, RandomCoffee lit la valeur de chaque membre pour mesurer la distance entre eux :
- un décalage avec UTC ou GMT (
UTC-8 (Pacific),GMT+5:30) ou un décalage signé (+05:30) est comparé comme un écart horaire ; - un nom de fuseau horaire comme
America/New_Yorkest comparé avec son décalage actuel, heure d’été comprise ; - un nombre seul (
-5,9) est comparé comme un nombre ; - toute autre valeur, comme
Paris, est seulement comparée par similarité de texte, ce qui ne dit rien de l’écart horaire.
C’est pourquoi chaque valeur doit commencer par son décalage.
Liste complète des fuseaux horaires
Copiez les valeurs utiles dans “Valeurs de catégorie” :
GMT-12:00 (Baker Island Time)GMT-11:00 (Niue Time, Samoa Standard Time)GMT-10:00 (Hawaii-Aleutian Standard Time, Tahiti Time)GMT-09:30 (Marquesas Islands Time)GMT-09:00 (Alaska Standard Time, Gambier Island Time)GMT-08:00 (Pacific Standard Time, Clipperton Island Time)GMT-07:00 (Mountain Standard Time)GMT-06:00 (Central Standard Time)GMT-05:00 (Eastern Standard Time)GMT-04:00 (Atlantic Standard Time, Eastern Caribbean Time)GMT-03:30 (Newfoundland Standard Time)GMT-03:00 (Argentina Time, Brazil Time, French Guiana Time, Uruguay Time)GMT-02:00 (South Georgia/Sandwich Islands Time)GMT-01:00 (Azores Standard Time, Cape Verde Time)GMT+00:00 (Greenwich Mean Time, Coordinated Universal Time, Western European Time)GMT+01:00 (Central European Time, West Africa Time)GMT+02:00 (Eastern European Time, Central Africa Time)GMT+03:00 (Moscow Standard Time, East Africa Time, Arabian Standard Time)GMT+03:30 (Iran Standard Time)GMT+04:00 (Gulf Standard Time, Samara Standard Time)GMT+04:30 (Afghanistan Time)GMT+05:00 (Pakistan Standard Time, Yekaterinburg Standard Time)GMT+05:30 (Indian Standard Time, Sri Lanka Time)GMT+05:45 (Nepal Time)GMT+06:00 (Bangladesh Standard Time, Bhutan Time, Omsk Standard Time)GMT+06:30 (Cocos Islands Time, Myanmar Time)GMT+07:00 (Indochina Time, Krasnoyarsk Standard Time)GMT+08:00 (China Standard Time, Australian Western Standard Time, Irkutsk Standard Time)GMT+08:45 (Australian Central Western Standard Time)GMT+09:00 (Japan Standard Time, Korea Standard Time, Chita Standard Time)GMT+09:30 (Australian Central Standard Time)GMT+10:00 (Australian Eastern Standard Time, Vladivostok Standard Time)GMT+10:30 (Lord Howe Standard Time)GMT+11:00 (Solomon Islands Time, Magadan Standard Time)GMT+12:00 (Fiji Time, Kamchatka Standard Time, New Zealand Standard Time)GMT+12:45 (Chatham Islands Time)GMT+13:00 (Tonga Time, Phoenix Islands Time)GMT+14:00 (Line Islands Time)Renseigner le fuseau horaire de chaque membre
Une fois la catégorie créée, attribuez à chaque membre son fuseau horaire :
- mettez à jour votre liste de membres avec un fichier CSV : consultez Modifier des membres ;
- ou demandez aux membres de le renseigner eux-mêmes dans leur profil, depuis leur portail employé.
Si vous synchronisez vos membres depuis votre SIRH, vous pouvez importer son champ “Fuseau horaire” : RandomCoffee crée alors pour vous une catégorie de type menu déroulant, remplie à partir de votre SIRH. Consultez Synchroniser les membres depuis votre SIRH.
Vous pouvez aussi utiliser une catégorie “Format de la réponse: nombre” et saisir le décalage UTC de chaque membre sous forme de nombre, de -12 à 14. “Est le plus proche” fonctionne de la même façon. Une catégorie de type menu déroulant est plus simple à remplir pour les membres, et la même catégorie sert aussi à leurs préférences (option 2).
Consultez Créer des catégories pour en savoir plus sur les catégories.
Option 1 : ajouter une règle de matching à votre programme
Avec cette option, toutes les personnes du programme sont mises en relation avec des collègues dans des fuseaux horaires compatibles, dès lors que leur fuseau horaire est renseigné.
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Ouvrez les réglages de matching de votre programme.
Ouvrez votre programme, allez dans l’onglet “Paramètres”, puis dans la section “Mise en relation”.
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Choisissez un algorithme qui utilise des règles.
Dans “Algorithme de mise en relation”, choisissez “Inter-groupes”, “Groupes composés”, “Loterie” ou “1
Mystères”. Les règles de matching ne sont pas disponibles avec “Au hasard”. Consultez Algorithmes de matching. -
Ajoutez la règle.
Sous “Règles de mise en relation”, cliquez sur “Ajouter une règle”. Dans la première liste, choisissez “Catégorie”, puis votre catégorie “Fuseau horaire” et “Est le plus proche”.
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Cliquez sur “Enregistrer”.
RandomCoffee favorise alors les mises en relation entre membres dont les fuseaux horaires sont les plus proches. Comme toutes les règles de matching, c’est une optimisation : selon vos autres règles et les personnes qui participent à la session, certains binômes peuvent rester dans des fuseaux horaires éloignés. Consultez Règles de matching pour combiner et ordonner vos règles.
“Est le plus éloigné” fait l’inverse : il favorise les mises en relation entre fuseaux horaires éloignés, par exemple pour un programme qui relie des régions différentes.
Option 2 : laisser les participants choisir leurs fuseaux horaires
Avec cette option, chaque participant décide des fuseaux horaires avec lesquels il souhaite être mis en relation.
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Créez la catégorie Fuseau horaire comme décrit plus haut, visible des membres, et renseignez le fuseau horaire de chaque membre.
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Invitez vos participants à définir une préférence.
Demandez-leur de se connecter à leur portail employé sur app.random-coffee.com/login, d’ouvrir “Préférences”, de cliquer sur “Nouvelle préférence”, de choisir “Je souhaite rencontrer certains profils” et de sélectionner les fuseaux horaires qu’ils préfèrent.
Sous les fuseaux horaires sélectionnés, les membres voient combien de personnes correspondent à leur préférence (742 collaborateurs dans l’exemple ci-dessus). Partagez-leur Définir vos préférences de matching pour le détail des étapes.
Les préférences sont prises en compte par la règle par défaut “Les membres sont matchés selon leurs préférences de mise en relation renseignées”, présente dans chaque programme qui utilise des règles de matching.
Choisir quand les messages sont envoyés
Les règles de matching décident qui rencontre qui, pas l’heure d’arrivée des messages. Chaque session a une seule heure d’envoi pour tout le monde, dans le fuseau horaire choisi dans son champ “Fuseau horaire” : consultez Planifier des sessions. Tous les participants reçoivent les messages au même moment : un message envoyé à 9 h à Paris arrive à 3 h à New York.
- Choisissez une heure d’envoi qui tombe pendant les heures de travail de la plupart de vos participants.
- Si vos participants sont répartis dans des régions très éloignées, vous pouvez créer un programme par région, chacun avec sa propre audience et sa propre heure d’envoi.
Les membres peuvent aussi indiquer leur propre fuseau horaire dans leurs disponibilités, pour que les créneaux de rendez-vous s’affichent à leur heure locale.