Synchroniser les membres depuis Slack ou Microsoft Teams
Comprenez comment RandomCoffee synchronise les personnes de vos canaux Slack ou de vos équipes Microsoft Teams, et comment forcer une synchronisation.
Quand vous connectez Slack ou Microsoft Teams, RandomCoffee ajoute automatiquement les personnes de vos canaux ou de vos équipes à vos membres. Vous n’avez pas à les importer vous-même, et votre liste de membres suit les changements de vos canaux ou de vos équipes.
Cet article explique le fonctionnement de la synchronisation. Pour installer d’abord l’app RandomCoffee, consultez l’intégration Slack ou l’intégration Microsoft Teams.
Qui est synchronisé
Une fois Slack connecté, vous choisissez qui RandomCoffee provisionne. Ouvrez les paramètres (icône en forme d’engrenage), puis “Configuration” et la carte “Intégration Slack”. Dans la section “Provisionnement”, choisissez :
- “Provisionner tout l’espace de travail” : tous les utilisateurs de votre espace de travail Slack ;
- “Provisionner des utilisateurs à partir de canaux spécifiques” : uniquement les personnes des canaux que vous sélectionnez.
Chaque programme Slack cible ensuite un canal, défini dans son réglage “Canal” : le canal à partir duquel RandomCoffee sélectionne les personnes à mettre en relation. Si un canal privé manque dans la liste, l’app RandomCoffee doit d’abord y être invitée (consultez l’intégration Slack).
Ce que cela signifie pour les personnes du canal :
- tout le monde dans le canal peut participer au programme ;
- les personnes qui rejoignent le canal sont ajoutées à RandomCoffee à la synchronisation suivante ;
- les personnes qui quittent le canal ne font plus partie de l’audience du programme à la synchronisation suivante. Elles restent dans votre liste de membres ;
- les personnes déjà membres (même adresse email) sont mises à jour, pas dupliquées.
Avec Microsoft Teams, un programme est associé à une ou plusieurs équipes, dans son réglage “Microsoft Teams” : les équipes à partir desquelles RandomCoffee sélectionne les personnes à mettre en relation. Par défaut, l’audience du programme est l’ensemble des personnes de ces équipes.
Ce que cela signifie pour les personnes de l’équipe :
- tout le monde dans l’équipe reçoit les propositions de RandomCoffee ;
- les personnes qui rejoignent une équipe où RandomCoffee est actif sont ajoutées aux sessions suivantes et reçoivent les propositions ;
- les personnes qui quittent l’équipe ne reçoivent plus les propositions.
Profitez-en pour faciliter l’inscription : créez une équipe dédiée à RandomCoffee, et invitez vos collègues à la rejoindre pour participer automatiquement.
Les personnes qui ont le statut d’invité dans vos équipes ne sont pas incluses dans RandomCoffee : Microsoft ne les considère pas comme des membres de votre organisation. Consultez les capacités des propriétaires, membres et invités d’une équipe dans Teams pour en savoir plus.
Quand les membres sont synchronisés
Les membres sont synchronisés automatiquement avant chaque session du programme.
Vous pouvez aussi forcer une synchronisation à tout moment, par exemple après avoir ajouté des personnes à un canal ou à une équipe :
- Ouvrez le programme.
- Cliquez sur le bouton ”…” en haut à droite de la page, à côté de “Enregistrer”.
- Cliquez sur “Provisionnement”.
Un message confirme que la synchronisation a été ajoutée à la file d’attente. L’action “Provisionnement” apparaît sur les programmes en cours qui ciblent un canal Slack ou au moins une équipe Microsoft Teams.
Quelles données sont synchronisées
RandomCoffee lit seulement le prénom, le nom et l’adresse email de chaque personne.
Avec Slack, il enregistre aussi l’identifiant Slack et les canaux de chaque personne dans deux catégories, “Slack ID” et “Channel”. Ces catégories sont gérées par l’intégration Slack : vous ne pouvez pas les modifier dans RandomCoffee.
Combiner avec votre SIRH
Slack et Microsoft Teams ne fournissent que les noms et les adresses email. Pour créer des règles de matching sur des données plus riches (département, ville, date d’arrivée…), connectez aussi votre SIRH.
Les personnes synchronisées depuis Slack ou Microsoft Teams qui existent aussi dans votre SIRH sont reconnues grâce à leur adresse email, et leur profil est enrichi avec les données de votre SIRH. Consultez Synchroniser les membres depuis votre SIRH.