Réponses d'un formulaire

Dès que les réponses arrivent, les résultats de votre formulaire se mettent à jour en temps réel. Vous pouvez les lire question par question ou soumission par soumission, les exporter, et les ajouter aux profils de vos membres pour les utiliser dans vos programmes.

Pour ouvrir les résultats, allez dans “Contenus” > “Formulaires” et cliquez sur le nom d’un formulaire publié. La page du formulaire a quatre onglets : “Résumé”, “Soumission”, “Partager” et “Paramètres”. Les deux derniers sont expliqués dans Partager un formulaire.

Résumé

L’onglet “Résumé” affiche un bloc par question, avec le nombre de personnes qui y ont répondu. Pour chaque réponse, vous voyez sa part des réponses (en pourcentage) et son nombre de réponses.

En haut à droite, passez d’une vue à l’autre :

• “Graphique” : un graphique pour chaque question à options, oui ou non, pays, note ou nombre ;
• “Données brutes” : la liste des réponses de chaque question, y compris les réponses en texte.

Soumissions

L’onglet “Soumission” liste toutes les soumissions dans un tableau, la plus récente en premier :

• “Soumis le” : la date et l’heure de la soumission ;
• “Membre” : le membre qui a répondu, avec un lien vers son profil, quand RandomCoffee l’a reconnu (consultez Ce que voient les répondants) ;
• puis une colonne par question, avec la réponse.

Exporter les réponses

Cliquez sur “Exporter en CSV” en haut à droite de l’onglet “Soumission”. RandomCoffee prépare le fichier et l’envoie à votre adresse email, au format Excel.

Transformer les réponses en données membres

Chaque question de votre formulaire peut alimenter une catégorie de vos membres, et chaque réponse devient la valeur de cette catégorie sur le profil du répondant. Utilisez-le pour recueillir les données qui vous manquent, les mettre à jour, ou préparer les catégories de vos règles de matching.

Une fois configuré, l’enrichissement est automatique : chaque nouvelle réponse met à jour le profil du répondant.

1. Ouvrez les paramètres d’enrichissement.

   Dans l’onglet “Soumission”, cliquez sur “Configurer l’enrichissement”. La fenêtre “Configurer le mapping d’enrichissement” s’ouvre.

2. Associez chaque question.

   L’association fonctionne comme un import CSV. Pour chaque question, choisissez une option :

   • “Ignorer ce champ” : les réponses ne sont pas ajoutées aux profils ;
   • “Faire correspondre avec une catégorie existante” : les réponses remplissent une catégorie que vous avez déjà, par exemple pour compléter des données manquantes ou mettre à jour une catégorie ;
   • “Créer une nouvelle catégorie” : choisissez le type de catégorie adapté aux données, et son nom.

3. Choisissez d’envoyer ou non un email de bienvenue.

   Activez “Envoyer un email de bienvenue (optionnel)” pour envoyer l’email de bienvenue aux répondants qui sont nouveaux dans votre espace de travail. Il présente RandomCoffee et, si l’accès au portail employé est activé, les invite à activer leur compte.

4. Choisissez d’enrichir ou non les réponses déjà reçues.

   Si votre formulaire a déjà des soumissions, activez “Enrichir les réponses existantes (facultatif)” pour leur appliquer aussi l’association.

5. Cliquez sur “Enregistrer”.

   Désormais, les nouvelles réponses sont ajoutées automatiquement aux profils de vos membres.

Ce qui se passe pour les répondants

• Les répondants déjà membres de votre espace de travail : leur profil est mis à jour, ou complété avec les nouvelles informations.
• Les répondants qui ne sont pas encore membres : ils sont ajoutés comme membres actifs, avec les informations associées depuis le formulaire. Pour les créer, RandomCoffee a besoin de leur adresse email vérifiée, de leur prénom et de leur nom : publiez le formulaire en “Public” ou “Protégé par mot de passe”, ajoutez un bloc “Email de vérification”, et associez les questions qui demandent le prénom et le nom.
• Les répondants au formulaire d’inscription d’un programme : ils rejoignent aussi le programme. Consultez Inscription.

Une catégorie créée à partir d’un formulaire affiche “Créé à partir d’un formulaire” dans “Membres” > “Catégories”. Elle est alimentée par le formulaire : vous ne pouvez pas la modifier depuis la liste des catégories.

Suivre, modifier ou arrêter l’enrichissement

• Le suivre : chaque enrichissement apparaît dans “Membres” > “Historique”, sous la forme “Enrichi à partir d’une réponse de formulaire”.
• Le modifier : cliquez sur “Modifier la configuration de l’enrichissement” dans l’onglet “Soumission”. Si vous avez supprimé des questions utilisées dans l’association, un point orange apparaît sur le bouton et la fenêtre affiche “Le schéma du formulaire a changé” : vérifiez l’association, puis enregistrez-la à nouveau.
• L’arrêter : cliquez sur “Modifier la configuration de l’enrichissement”, puis sur “Désactiver”. Les nouvelles réponses ne sont plus ajoutées aux profils. Vous pouvez le réactiver à tout moment.