# Réserver une rencontre avec votre binôme

Planifiez votre café depuis votre message de mise en relation, sur la page de réservation ou dans Microsoft Teams, puis replanifiez-le ou annulez-le si besoin.

import { Steps, TabItem, Tabs } from '@prosefly/astro-components';
import Callout from '@components/Callout.astro';
import TeamsNewMeeting from '@components/app-screens/screens/TeamsNewMeeting.astro';
import MatchEmail from '@components/app-screens/screens/MatchEmail.astro';
import BookingConfirmationEmail from '@components/app-screens/screens/BookingConfirmationEmail.astro';
import TeamsMatchCard from '@components/app-screens/screens/TeamsMatchCard.astro';
import BookingPage from '@components/app-screens/screens/BookingPage.astro';

Quand vous êtes mis en relation, votre message de mise en relation peut vous aider à planifier la rencontre en quelques clics. Selon la configuration du programme par votre admin, vous réservez un créneau sur une page de réservation RandomCoffee, ou vous créez une réunion Microsoft Teams avec votre groupe.

## Trouver le bouton de planification

<Tabs syncKey="channel">
<TabItem label="Email" value="email" icon="lucide:mail">

Dans votre email de mise en relation, cliquez sur le bouton pour planifier votre rencontre, par exemple "🗓️ Planifiez votre café". Il ouvre la page de réservation.

<MatchEmail alt="Email de mise en relation présentant Camille Moreau et Julien Lefèvre, avec le bouton &quot;🗓️ Planifiez votre café&quot; qui ouvre la page de réservation" />

Si votre organisation utilise Microsoft Teams, le bouton peut aussi ouvrir une nouvelle réunion Microsoft Teams. Voir [Planifier une réunion Microsoft Teams](#planifier-une-réunion-microsoft-teams).

</TabItem>
<TabItem label="Slack" value="slack" icon="simple-icons:slack">

Dans le message de mise en relation du bot RandomCoffee, cliquez sur le lien pour planifier votre rencontre, par exemple "Schedule your meetup now!". Il ouvre la page de réservation.

</TabItem>
<TabItem label="Microsoft Teams" value="teams" icon="simple-icons:microsoftteams">

En bas de votre carte de mise en relation, cliquez sur "Planifier votre rencontre". Le bouton crée une réunion Microsoft Teams avec votre groupe. Voir [Planifier une réunion Microsoft Teams](#planifier-une-réunion-microsoft-teams).

Votre admin peut aussi ajouter un lien vers la page de réservation dans le texte de la carte.

</TabItem>
</Tabs>

<Callout type="note">
  Quand votre programme suit un plan de séances avec des jalons, comme souvent en mentorat, le lien de planification ouvre plutôt votre page de jalons partagée, où vous réservez une rencontre par jalon. Voir [Votre page de mentorat](/fr/members/mentoring/mentoring-page/).
</Callout>

## Réserver un créneau sur la page de réservation

La page de réservation est commune à tous les membres de votre groupe. Elle ne propose que des créneaux où tout le monde est disponible, d'après les disponibilités et les calendriers que chaque membre a renseignés dans son portail employé.

<Steps>

1. **Vérifiez les informations de la rencontre.**

   À gauche, "Informations sur l'évènement" indique le titre, la durée et la description de la rencontre. "Participants" liste les membres de votre groupe. Un globe à côté d'un nom indique que ce membre a choisi un fuseau horaire : survolez-le pour voir lequel.

2. **Choisissez un jour, puis une heure.**

   Choisissez un jour dans le calendrier, puis cliquez sur l'un des horaires disponibles. Les icônes en haut à droite affichent la semaine entière sous forme de liste. Vous pouvez aussi choisir un affichage 24h ou 12h, et changer le fuseau horaire d'affichage des créneaux.

   <BookingPage alt="La page de réservation &quot;🗓️ Planifier votre RandomCoffee&quot;, avec &quot;Informations sur l'évènement&quot; pour ☕ Cafés virtuels (Organisé par Acme, 30 minutes), les &quot;Participants&quot; Camille Moreau et Julien Lefèvre, un calendrier avec le jour choisi, et ses horaires disponibles" />

3. **Confirmez la rencontre.**

   La fenêtre "Confirmez l'évènement" s'ouvre. Si vous le souhaitez, écrivez une "Note additionnelle pour les participants (facultatif)", ou cliquez sur "Ajouter de nouveaux invités" pour inviter d'autres personnes par email. Cliquez ensuite sur "Confirmer".

</Steps>

La page affiche "Cet événement a bien été planifié". Chaque participant, invités compris, reçoit un email de confirmation avec une invitation de calendrier. Si un membre a connecté son calendrier Google ou Outlook, la rencontre est aussi ajoutée au calendrier qu'il a choisi dans "Ajouter les événements à".

<BookingConfirmationEmail alt="Email de confirmation &quot;Un nouvel événement a été planifié&quot; avec les détails de la réunion (Titre, Quand, Qui, Description, Note additionnelle) et les liens &quot;Replanifier&quot; et &quot;Annuler&quot;" />

<Callout type="note">
  Le premier membre qui réserve un créneau le réserve pour tout le groupe. Si un autre membre ouvre ensuite la page de réservation, elle lui propose de replanifier la rencontre.
</Callout>

<Callout type="tip">
  Si la page indique "Aucune disponibilité commune" entre deux dates, aucun créneau ne convient à tout le monde cette semaine-là. Regardez d'autres semaines, ou cliquez sur "Contacter directement les participants" pour écrire à votre groupe par email.
</Callout>

## Replanifier ou annuler une rencontre

Tout membre du groupe peut modifier la rencontre. Utilisez les liens "Replanifier" ou "Annuler" de l'email de confirmation, le lien de l'invitation de calendrier, ou le bouton de planification de votre message de mise en relation.

- **Pour replanifier** : la page de réservation affiche l'"Ancien horaire", barré. Choisissez un nouveau créneau et confirmez-le. Chacun reçoit un email indiquant que la rencontre a été reprogrammée, et son invitation est mise à jour.
- **Pour annuler** : si vous le souhaitez, indiquez un "Motif d'annulation", puis cliquez sur "Annuler l'évènement". Chacun reçoit un email indiquant que la rencontre a été annulée.

## Planifier une réunion Microsoft Teams

Sur Microsoft Teams, votre carte de mise en relation se termine par trois boutons :

- **"Planifier votre rencontre"** : créer une réunion Microsoft Teams avec votre groupe.
- **"Lancer une discussion"** : ouvrir une discussion avec votre groupe.
- **"Lancer un appel"** : lancer un appel vidéo avec votre groupe.

<TeamsMatchCard hover="schedule" alt="Une carte de mise en relation dans l'application RandomCoffee de Microsoft Teams, qui se termine par le bouton &quot;📅 Planifier votre rencontre&quot;, sous la souris, puis &quot;💬 Lancer une discussion&quot; et &quot;📞 Lancer un appel&quot;" />

Quand votre organisation utilise Microsoft Teams, votre email de mise en relation peut aussi avoir un bouton qui fait la même chose.

<Steps>

1. **Cliquez sur "Planifier votre rencontre".**

   Une nouvelle réunion Microsoft Teams s'ouvre, déjà remplie avec le titre de la rencontre, la description et les membres de votre groupe.

2. **Choisissez la date et l'heure.**

   <TeamsNewMeeting alt="La fenêtre Nouvelle réunion de Microsoft Teams, remplie par RandomCoffee avec le titre ☕ Cafés virtuels, les participants Camille Moreau et Julien Lefèvre et la description du programme, avec les champs de date et d'heure à choisir et le bouton Envoyer" />

3. **Cliquez sur "Envoyer".**

</Steps>

La première personne qui envoie l'invitation planifie la rencontre pour tout le groupe. La réunion apparaît dans votre calendrier Outlook s'il est synchronisé avec Microsoft Teams, et vous pouvez la replanifier comme n'importe quelle réunion.