# Planifier des sessions

Fixez les dates des messages de participation et de mise en relation d'un programme, une fois ou de façon récurrente, ou pilotez vos sessions pour vérifier les mises en relation avant de les envoyer.

import { Steps } from '@prosefly/astro-components';
import Callout from '@components/Callout.astro';
import CurrentRound from '@components/app-screens/screens/CurrentRound.astro';
import AddRound from '@components/app-screens/screens/AddRound.astro';

Planifier une session, c'est fixer les dates de ses messages : le message de participation (si le programme demande la participation), puis le message de mise en relation. Rien n'est envoyé à vos membres tant qu'aucune session n'est planifiée.

La façon de planifier dépend du "Processus de mise en relation" du programme, dans "Paramètres" > "Mise en relation" :

- "Automatique" (par défaut) : les mises en relation sont générées et envoyées aux dates que vous planifiez. Voir [Planifier des sessions automatiques](#planifier-des-sessions-automatiques).
- "Piloté par l’administrateur" : les mises en relation sont générées pour que vous les vérifiiez et les ajustiez avant de les envoyer. Voir [Piloter une session](#piloter-une-session).

## Planifier des sessions automatiques

<Steps>

1. **Ouvrez la page de planification.**

   Ouvrez votre programme, allez dans l'onglet "Sessions" et cliquez sur "Planifier une session". La page "Ajouter une session" s'ouvre.

   <Callout type="note">
     Le bouton n'est disponible que si le programme est actif : "Activez votre campagne pour pouvoir ajouter de nouvelles sessions".
   </Callout>

2. **Choisissez les dates.**

   - "Date d'envoi des participations" : la date et l'heure du message de participation. Ce champ n'apparaît que si le programme demande la participation.
   - "Date d'envoi des mises en relation" : la date et l'heure du message de mise en relation. Elle doit être postérieure à la date de participation.

   Les dates ne peuvent pas être dans le passé. Pour un envoi immédiat, cliquez sur "Maintenant" en bas du sélecteur de date.

   Le calendrier à droite affiche vos dates au fur et à mesure.

   <AddRound alt="La page Ajouter une session, avec le fuseau horaire du programme, les dates d'envoi des participations et des mises en relation et la récurrence à gauche, et le calendrier avec les deux dates à droite" />

3. **Vérifiez le fuseau horaire.** Les dates sont saisies dans le fuseau horaire du programme, indiqué au-dessus d'elles. Pour le changer, allez dans les "Paramètres" du programme.

4. **Choisissez la récurrence** dans "Récurrence" :

   - "Une fois seulement"
   - "Toutes les semaines"
   - "Toutes les 2 semaines"
   - "Toutes les 3 semaines"
   - "Toutes les 4 semaines"

5. **Cliquez sur "Enregistrer".**

   S'il y a moins de 2 jours entre la date de participation et la date de mise en relation, un conseil vous rappelle que les membres ont besoin de temps pour répondre : les programmes qui prévoient au moins 4 à 6 jours entre la participation et la mise en relation obtiennent une meilleure participation. Cliquez sur "Confirmer" pour garder vos dates, ou sur "Annuler" pour les changer.

</Steps>

Entre la date de participation et la date de mise en relation, la session est ouverte : vous pouvez suivre les réponses, changer la date de mise en relation et envoyer un rappel. Voir [Suivre une session ouverte](/fr/admin/programs/open-sessions/).

<Callout type="tip">
  Vous voulez une session par trimestre, ou une fois par an ? Choisissez "Une fois seulement" et planifiez chaque session à la main, aux dates de votre choix.
</Callout>

### Modifier ou supprimer une session planifiée

Dans l'onglet "Sessions", cliquez sur une session à venir dans le calendrier (ou sur "Voir plus" dans la vue en liste), puis :

- "Éditer" pour changer ses dates ou sa récurrence ;
- "Supprimer" pour la retirer.

Pour une session récurrente, RandomCoffee demande si le changement s'applique "Juste pour cette session" ou "Pour toutes les sessions".

<Callout type="warning">
  Vous ne pouvez plus supprimer une session dont les messages de participation sont partis. Pour arrêter les messages de mise en relation de cette session, [mettez le programme en pause](/fr/admin/programs/manage-a-program/#mettre-un-programme-en-pause) en choisissant de le mettre en pause tout de suite, sans attendre la fin de la session.
</Callout>

## Piloter une session

Avec une session pilotée par l'administrateur, RandomCoffee génère les mises en relation, et vous les vérifiez et les ajustez avant de choisir quand les envoyer.

<Callout type="note">
  Le processus "Piloté par l’administrateur" est disponible avec le plan Enterprise, et dans les programmes de mentorat avec l'option Mentoring.
</Callout>

<Steps>

1. **Choisissez le processus piloté.**

   Dans votre programme, allez dans "Paramètres" > "Mise en relation", sélectionnez "Piloté par l’administrateur" sous "Processus de mise en relation", puis cliquez sur "Enregistrer".

2. **Créez la session.**

   Dans l'onglet "Sessions", cliquez sur "Créer une session". La fenêtre "Créer une session pilotée par l’administrateur" s'ouvre :

   - Si le programme utilise "Proposer de participer", choisissez la date dans "Envoyer les invitations le". Les membres reçoivent d'abord le message de participation. Vous générerez et vérifierez ensuite les mises en relation parmi ceux qui ont accepté.
   - Sinon, la session est créée tout de suite et les mises en relation sont générées automatiquement.

   Cliquez sur "Créer une session". Une seule session peut tourner à la fois : si une session est déjà en cours, vous voyez "Une session est déjà en cours - veuillez réessayer lorsque cette session sera terminée".

3. **Vérifiez les mises en relation.**

   La session apparaît en haut de l'onglet "Sessions", dans "Session en cours". Sa date de mise en relation est "Non planifié".

   <CurrentRound session="admin-led" alt="L'onglet Sessions du programme Mentorat Acme, avec la carte &quot;Session en cours&quot; d'une session menée par l'admin : &quot;Début de la session dans&quot;, puis &quot;Envoi des mises en relation&quot; &quot;Non planifié&quot;, et le bouton &quot;Mettre à jour la date de match&quot;" />

   Cliquez sur le bouton "...", puis sur "Examiner vos matchs". Vérifiez les groupes générés, déplacez, ajoutez ou retirez des membres si besoin, puis enregistrez vos modifications.

   <Callout type="note">
     À ce stade, aucune date n'est fixée pour l'envoi des mises en relation. Vous pouvez revenir les modifier jusqu'à leur envoi.
   </Callout>

4. **Choisissez quand envoyer les mises en relation.**

   Cliquez sur "Mettre à jour la date de match", choisissez la date dans "Nouvelle date d'envoi des mises en relation" et cliquez sur "Mettre à jour". La date apparaît dans la carte "Session en cours".

   <Callout type="warning">
     Si vous modifiez et enregistrez les mises en relation après avoir fixé une date, la date est supprimée : la session n'est plus planifiée. Fixez de nouveau la date une fois vos modifications terminées.
   </Callout>

   <CurrentRound session="admin-led" modal="matching-date" alt="La fenêtre &quot;Changer le calendrier de la session&quot; sur le programme Mentorat Acme, avec la date choisie et le fuseau horaire dans &quot;Nouvelle date d'envoi des mises en relation&quot;, et les boutons &quot;Annuler&quot; et &quot;Mettre à jour&quot;" />

   Si des participants ont accepté l'invitation mais ne sont dans aucun groupe, RandomCoffee vous prévient qu'ils ne seront pas mis en relation. Cliquez sur "Envoyer quand même" pour garder la date, ou sur "Annuler" pour d'abord les ajouter à un groupe.

</Steps>

Pour une session pilotée sans participation, vous pouvez aussi l'annuler avant l'envoi : cliquez sur "...", puis sur "Annuler la session".