# Programme de buddies pour l'onboarding
Associez chaque nouvel arrivant à un collègue expérimenté, avec des audiences qui retrouvent automatiquement les nouveaux arrivants grâce à leur date d'embauche.
import { Steps } from '@prosefly/astro-components';
import Callout from '@components/Callout.astro';
Un programme de buddies associe chaque nouvel arrivant à un collègue expérimenté, son parrain ou « buddy », qui l'aide à prendre ses marques. C'est l'un des moyens les plus simples et les moins coûteux d'améliorer votre onboarding. Ce guide vous aide à préparer le programme, puis à le configurer dans RandomCoffee pour que les nouveaux arrivants soient invités automatiquement, selon leur date d'embauche.
## Pourquoi lancer un programme de buddies
Un programme de buddies profite aux nouveaux arrivants, à l'entreprise et aux buddies eux-mêmes :
- **Les nouveaux arrivants s'intègrent plus vite** : ils trouvent rapidement leurs repères dans leur nouvel environnement de travail.
- **Le sentiment d'appartenance se construit dès le premier jour**, ce qui renforce l'engagement et la motivation.
- **La fidélisation s'améliore** : un nouvel arrivant bien accueilli a plus de chances de rester.
- **Les buddies développent leurs compétences** : communiquer, accompagner, transmettre.
## Préparez votre programme de buddies
Avant de configurer quoi que ce soit, répondez à ces questions :
- Comment allez-vous **trouver vos buddies** ? Des volontaires via un formulaire, des suggestions des managers ?
- Chaque buddy est-il associé à **un seul nouvel arrivant**, ou à plusieurs ?
- **Gardez-vous les mêmes buddies** d'un mois sur l'autre, ou **changez-vous de buddies** chaque mois ?
- **Combien de temps après leur arrivée** invitez-vous les nouveaux arrivants au programme ?
- Combien de temps dure la **relation avec le buddy** ?
- Quels sont le **rôle et les responsabilités** des buddies ?
- **À quelle fréquence les nouveaux arrivants rencontrent-ils** leur buddy, et pour combien de temps ?
Selon la Harvard Business Review (2019), chez Microsoft, 56 % des nouveaux arrivants qui ont rencontré leur buddy au moins une fois pendant leurs 90 premiers jours estiment que cela les a aidés à être rapidement productifs. Ce chiffre monte à 73 % avec deux ou trois rencontres, 86 % avec quatre à huit, et 97 % avec plus de huit rencontres. Source : [Every new employee needs an onboarding buddy](https://hbr.org/2019/06/every-new-employee-needs-an-onboarding-buddy).
## Choisissez et formez vos buddies
### Choisissez les bons buddies
Bien choisir les collaborateurs qui seront buddies est la clé d'un programme réussi.
- Idéalement, les buddies sont dans l'entreprise depuis un moment. Ils **connaissent son organisation, ses processus, sa culture, ses valeurs et sa mission**, et peuvent partager des conseils utiles aux nouveaux arrivants.
- Les buddies sont **sympathiques, accessibles et à l'aise pour communiquer**. Ce sont aussi des volontaires : imposer ce rôle à quelqu'un peut laisser une mauvaise première impression.
- Les buddies savent **ce qu'on attend d'eux**, et comment concilier leur rôle d'accueil avec leur travail habituel.
Valorisez l'engagement de vos buddies, par exemple avec de petites attentions (une tasse, un t-shirt, un bon pour un café). Cela encourage aussi plus de personnes à se porter volontaires.
### Formez vos buddies
Donnez aux buddies ce dont ils ont besoin pour bien accompagner les nouveaux arrivants :
- une description claire de leur rôle, qui porte en général sur l'intégration sociale et culturelle plutôt que sur les tâches du poste ou la performance (adaptez-la à vos objectifs) ;
- l'accès aux informations clés : politiques de l'entreprise, codes culturels et ressources pour les nouveaux collaborateurs.
## Configurez le programme dans RandomCoffee
La configuration ci-dessous utilise deux [audiences](/fr/admin/categories-and-audiences/audiences/), une pour les nouveaux arrivants et une pour les buddies, et l'algorithme "Groupes composés" pour placer un nouvel arrivant et un buddy dans chaque groupe. Le programme fonctionne par email : les audiences s'appliquent aux programmes envoyés par email.
Avec le plan Free, un programme n'inclut que les 20 premières personnes de son audience. Pour un programme de buddies qui accueille de nouveaux arrivants chaque mois, le plan Pro lève cette limite.
### Étape 1 : identifiez les nouveaux arrivants et les buddies
RandomCoffee a besoin de deux informations sur vos membres :
- **Leur date d'embauche**, dans une [catégorie](/fr/admin/categories-and-audiences/categories/) de type "Date" :
- si vous [synchronisez votre SIRH](/fr/admin/members/sync-from-hris/), importez le champ "Date de début" ;
- si vous [ajoutez vos membres avec un fichier CSV](/fr/admin/members/add-members-manually-or-by-csv/), ajoutez une colonne avec la date d'embauche et associez-la à une nouvelle catégorie de type "Date".
- **Qui sont vos buddies**, par exemple dans une catégorie "Programme buddy" de type menu déroulant ou oui / non. Renseignez-la pour vos buddies uniquement, avec un fichier CSV ou depuis le profil du membre. Consultez [Modifier des membres](/fr/admin/members/update-members/).
Si vous ajoutez chaque nouvel arrivant dans RandomCoffee dès son arrivée, vous pouvez utiliser le champ "Date de création" (la date d'ajout du membre dans RandomCoffee) à la place d'une catégorie de date d'embauche.
### Étape 2 : créez vos audiences
Créez deux audiences dynamiques. Consultez [Créer une audience](/fr/admin/categories-and-audiences/create-an-audience/) pour la marche à suivre.
| Audience | Type | Filtres |
| --- | --- | --- |
| Nouveaux arrivants | "Audience dynamique" | Votre catégorie de date d'embauche (par exemple "Date de début") "Est supérieur à il y'a N jours" 30 |
| Buddies | "Audience dynamique" | Votre catégorie de buddies (par exemple "Programme buddy") "Est égal à" votre valeur pour les buddies |
L'audience Nouveaux arrivants se met à jour toute seule : elle contient les membres dont la date d'arrivée remonte à moins de 30 jours, et chaque nouvel arrivant en sort 30 jours après sa date d'arrivée. Ajustez le nombre de jours au délai que vous avez choisi.
- **Pour qu'un nouvel arrivant ne soit mis en relation qu'une seule fois**, ajoutez un second filtre à l'audience Nouveaux arrivants une fois votre programme créé : "Nombre de matchs (par programme)" "Est égal à" 0, avec votre programme de buddies sélectionné. Consultez [Recettes d'audiences](/fr/admin/categories-and-audiences/audience-recipes/).
- **Pour changer de buddies chaque mois**, mettez à jour chaque mois la catégorie de buddies de vos membres, ou utilisez une "Audience statique" pour les buddies et changez ses membres à la main.
### Étape 3 : créez le programme
Partez du modèle "Un "buddy" pour chaque nouvel employé" de la bibliothèque "Modèles" ("Visualiser", puis "Utiliser ce programme"), ou créez un programme de zéro. Consultez [Créer un programme](/fr/admin/programs/create-a-program/). Vérifiez ensuite ces réglages :
1. **"Général"** : donnez un nom et un objectif au programme, par exemple « Programme buddy » et « Rencontrez le collègue qui vous aidera à prendre vos marques ».
2. **"Inscription"** : dans "Audience", sélectionnez vos audiences Nouveaux arrivants et Buddies.
3. **"Communication"** : choisissez "Email" comme "Canal de communication".
4. **"Mise en relation"** :
- "Taille des groupes" : 2.
- "Algorithme de mise en relation" : "Groupes composés". Sous "Répartition des groupes ?", remplissez "Siège 1" avec votre audience Nouveaux arrivants et "Siège 2" avec votre audience Buddies. Si les sièges demandent des valeurs de catégories, cliquez d'abord sur "Passer aux nouvelles audiences". Consultez [Groupes composés](/fr/admin/matching/group-composer/).
- Choisissez combien de fois un buddy peut être mis en relation dans une même session :
- "Autoriser le rematching illimité - certaines personnes seront re-matchées plusieurs fois afin que tout le monde puisse être matché." : chaque nouvel arrivant a un buddy, même si vous avez moins de buddies que de nouveaux arrivants ;
- "Autoriser le re-match - jusqu'à un nombre maximum de re-matchs par session" : un buddy peut accueillir plusieurs nouveaux arrivants, dans la limite que vous fixez ;
- "Ne pas autoriser le rematching" : chaque buddy a au plus un nouvel arrivant. Si vous avez moins de buddies que de nouveaux arrivants, certains nouveaux arrivants ne sont pas mis en relation lors de cette session.
- Si le réglage "Priorité de mise en relation" est affiché, gardez "Optimiser la participation des collaborateurs" : chaque nouvel arrivant reçoit un buddy, même si une règle de mise en relation n'est pas parfaitement respectée.
5. **"Demander une participation"** (dans "Mise en relation") : choisissez comment les personnes participent.
- "Mettre en relation directement" : chaque nouvel arrivant est mis en relation avec un buddy, sans qu'on le lui demande avant. C'est l'option la plus simple.
- "Proposer de participer" : toutes les personnes du programme, buddies compris, reçoivent d'abord une invitation. Seules celles qui acceptent sont mises en relation.
- "Demander la participation - seulement à des personnes spécifiques" : seuls les membres qui ont les valeurs de catégorie que vous sélectionnez reçoivent une invitation ; tous les autres sont mis en relation automatiquement. Pour n'inviter que les nouveaux arrivants, il leur faut une valeur de catégorie que vous pouvez sélectionner (par exemple la valeur « Nouvel arrivant » dans votre catégorie « Programme buddy »).
6. **Règles de mise en relation** (facultatif) : sous "Règles de mise en relation", cliquez sur "Ajouter une règle" pour utiliser vos catégories. Par exemple, une règle "Catégorie" sur votre catégorie de service avec "Est différent" associe chaque nouvel arrivant à un buddy d'une autre équipe. Consultez [Règles de matching](/fr/admin/matching/matching-rules/).
7. Cliquez sur "Ajouter" (ou sur "Enregistrer" si le programme existe déjà).
### Étape 4 : personnalisez les messages
Dans la section "Communication", [personnalisez l'email d'invitation](/fr/admin/programs/personalize-messages/) (si vous demandez la participation) et l'email de mise en relation. Dans l'email de mise en relation, expliquez le fonctionnement du programme : le rôle du buddy, la durée du programme et le rythme des rencontres. Vous pouvez aussi ajouter quelques idées de sujets de conversation.
N'hésitez pas à réutiliser ces bannières dans vos emails (elles sont en anglais) :
Pour que chaque binôme puisse réserver facilement ses rencontres, consultez [Aider les participants à planifier leurs rencontres](/fr/admin/programs/meeting-scheduling/).
### Étape 5 : planifiez les sessions
Dans l'onglet "Sessions", cliquez sur "Planifier une session". Choisissez la date des invitations (si vous demandez la participation) et la date des mises en relation, par exemple à une semaine d'intervalle. Dans "Récurrence", choisissez "Toutes les 4 semaines" pour inviter les nouveaux arrivants environ une fois par mois. Consultez [Planifier des sessions](/fr/admin/programs/schedule-sessions/).
Votre programme est prêt : à chaque session, les nouveaux arrivants de votre audience reçoivent leur buddy.
## Faites vivre le programme
Avec des audiences dynamiques, le programme se met à jour tout seul : les nouveaux arrivants entrent dans l'audience Nouveaux arrivants à leur date d'arrivée, et la session suivante les met en relation avec un buddy. Chaque mois, il vous suffit de :
- vérifier que vos nouveaux arrivants sont dans RandomCoffee avec leur date d'embauche (automatique avec une synchronisation SIRH, sinon ajoutez-les avec un fichier CSV) ;
- mettre à jour vos buddies si vous les changez chaque mois.